Fiche métier Assistant de formation

L'assistant de formation joue un rôle clé dans l'organisation et la gestion des actions de formation en entreprise. Véritable bras droit du Responsable Formation, il intervient à toutes les étapes des projets de formation.

Ses principales missions sont :

• Recueillir les besoins en formation auprès des différents services
• Participer à l'élaboration du plan de formation annuel
• Rechercher des prestataires de formation et négocier les conditions
• Planifier et organiser les sessions de formation (logistique, convocations, suivi des présences)
• Gérer administrativement et budgétairement les actions de formation
• Assurer le suivi et l'évaluation des formations dispensées
• Actualiser les supports et outils de formation
• Informer et conseiller les collaborateurs sur les dispositifs de formation

Pour exercer le métier d'assistant de formation, un diplôme de niveau Bac+2 dans le domaine des ressources humaines ou de la formation est généralement requis. Les formations les plus adaptées sont le BTS Gestion de la PME, le BTS Support à l'action Managériale ou encore le DUT Gestion des Entreprises et des Administrations, option Ressources Humaines.

Certains professionnels choisissent de poursuivre leurs études jusqu'à un niveau Bac+3, avec une Licence professionnelle métiers de la GRH parcours formation et compétences. Cette formation permet d'approfondir les connaissances en ingénierie de formation et d'acquérir des compétences opérationnelles.

Il est également possible d'accéder au métier avec un Bac+5, notamment un Master en ressources humaines, management ou sciences de l'éducation, complété par une spécialisation en gestion de la formation. C'est un atout pour évoluer ensuite vers des postes à responsabilités.

La voie de l'alternance (contrat d'apprentissage ou de professionnalisation) est très prisée pour se former aux métiers de la formation, permettant de mettre en pratique les enseignements théoriques. Enfin, pour les professionnels expérimentés, la VAE (Validation des Acquis de l'Expérience) peut permettre d'obtenir tout ou partie d'un diplôme sur la base de son expérience.

Connaître les évolutions réglementaires de la formation

Le secteur de la formation est en perpétuelle évolution. Dernièrement, la loi « Liberté de choisir son avenir professionnel » est venue apporter des modifications spécifiques au sujet de la formation en entreprise. Pour une gestion des compétences optimale, un assistant de formation doit appréhender ces évolutions réglementaires et être en mesure d’analyser les financements et les dispositifs de formation professionnelle.

Se former à la législation de la formation continue est essentiel pour mesurer les risques pour l’employeur et savoir identifier rapidement les modes de financement possibles.

Gestion administrative et financière de la formation

En entreprise, on attend d’un assistant de formation qu’il soit en capacité d'aider le directeur des ressources humaines ou le responsable formation dans le cadre de la gestion administrative et financière de la formation. Suivi des dossiers de formation, mise en œuvre d'un plan de financement ou encore organisation de sessions de formation, un assistant de formation doit être en mesure de sécuriser les pratiques de la gestion de formation selon la législation en vigueur.

Dans le cadre d’une montée en compétences, Lefebvre Dalloz Compétences vous invite à mieux appréhender les différents dispositifs de la formation ainsi qu’à créer un plan de développement des compétences adapté au travers d’une formation Gestion administrative et financière de la formation.

Organisation et suivi des formations

Parmi les compétences clés d’un assistant de formation, on retrouve sa capacité à élaborer un plan de développement des compétences et à organiser des sessions de formations en interne. Cette mission implique de bonnes relations avec les organismes de formation et la gestion des potentiels dysfonctionnements.

Une fois la formation achevée, le rôle d’un assistant de formation consiste à récolter les avis des participants et à prendre en considération les incidents éventuels. Se former à la gestion de la formation permet d’obtenir des clés pour faire face aux situations complexes et réussir la gestion quotidienne de la formation.

Gérer son stress en toute situation

Dans la sphère professionnelle autant que dans la sphère personnelle, comprendre les mécanismes du stress est une véritable clé pour appréhender ses missions quotidiennes avec confiance et sérénité. La gestion du stress et le contrôle des émotions limitent la prise de décision basée sur des peurs et aide à résoudre plus facilement les situations conflictuelles au travail. Le métier d’assistant de formation étant avant tout un métier en lien avec le contact humain, on peut être confronté au mécontentement des personnes formées. La dimension sociale de ce poste peut être particulièrement stressante pour certaines personnes.

Pratiquer l’écoute active

La pratique de l’écoute active est fondamentale quand on a la volonté de faciliter le transfert des connaissances et de mettre l’accent sur le développement des compétences. Cette méthode consiste à focaliser son attention sur la personne qui parle et le message qu’elle véhicule de manière verbale et non verbale. Participer à une formation sur l’écoute active favorise la qualité du dialogue. En pratiquant une écoute active dans le cadre d’une réunion avec le directeur de la formation de l'entreprise et les organismes de formation, un assistant de formation est en mesure de comprendre les réels besoins de chacun de ces acteurs.

Être organisé

Afin de répondre aux objectifs de l’entreprise, un assistant de formation doit assurer la gestion organisationnelle des formations. Être en capacité d’élaborer un planning de formation, organiser des emplois du temps pour les collaborateurs et s’assurer que tout est mis en œuvre pour le bon déroulement des formations font partie de ses missions. Il est donc nécessaire pour lui de faire preuve de rigueur et d’organisation pour assurer la bonne coordination de l'ensemble des sessions. Une formation en organisation et productivité peut vous aider à adopter les bons réflexes.

L'assistant de formation peut travailler dans des structures variées, telles que :

• Les entreprises privées de taille moyenne à grande, disposant d'un service formation interne
• Les organismes de formation privés ou associatifs
• Les OPCO (Opérateurs de Compétences) qui financent la formation professionnelle
• Les établissements d'enseignement supérieur ou écoles spécialisées
• Les collectivités territoriales et administrations publiques
• Les cabinets de conseil RH proposant des prestations de formation

Dans les grandes entreprises, l'assistant de formation est souvent rattaché à la Direction des Ressources Humaines. Il travaille en étroite collaboration avec le Responsable Formation pour déployer la politique de développement des compétences. Dans les organismes de formation, il est chargé de la coordination et de la promotion des actions de formation, en lien avec les formateurs et les clients entreprises.
 

La rémunération de l'assistant de formation varie selon son niveau d'expérience, le type et la taille de la structure qui l'emploie. Voici les fourchettes de salaires bruts annuels couramment observées en France :

Niveau d'expérience et Salaire brut annuel : 

• Débutant : 24 000 € à 28 000 €
• Confirmé (2-5 ans) : 28 000 € à 32 000 €
• Expérimenté (5-10 ans) : 32 000 € à 38 000 €
• Responsable formation : 38 000 € à 50 000 €

Ces montants peuvent être majorés selon la région (salaires généralement plus élevés en Île-de-France) et la politique salariale de l'entreprise. Des primes sur objectifs, un intéressement ou une participation peuvent compléter le salaire de base.

Le type de contrat influe également sur la rémunération : les salaires tendent à être plus élevés en CDI qu'en CDD. Enfin, dans les organismes de formation, la convention collective de la branche peut prévoir des minima salariaux et des évolutions de carrière spécifiques.

Après quelques années d'expérience, l'assistant de formation peut évoluer vers des postes à plus larges responsabilités, tels que :

• Chargé de formation : conception pédagogique et animation de formations
• Responsable formation : pilotage de la politique de formation et management d'équipe
• Consultant en ingénierie de formation : conseil aux entreprises et création de dispositifs sur-mesure
• Responsable pédagogique en organisme de formation : coordination des programmes et de l'équipe de formateurs

Une évolution vers les métiers de la gestion des ressources humaines (gestion des compétences, recrutement, gestion de carrière, RH généraliste...) est également envisageable, les compétences étant transférables.

Pour accompagner son évolution de carrière, l'assistant de formation gagnera à renforcer ses compétences avec des formations certifiantes comme :

• Un Master en ingénierie de formation ou en gestion des RH
• Un Certificat professionnel "Responsable formation" (Bac+3/4)
• Un diplôme de niveau 7 (Bac+5) comme le MBA spécialisé en RH

Le secteur de la formation continue évolue constamment. Afin de s’adapter à ces changements, les professionnels de la formation dont l’assistant de formation doivent privilégier l’actualisation de ses connaissances. Participer à des événements de veille, d’actualité comme la conférence Actualité de la formation organisée par Lefebvre Dalloz Compétences, ou des conférences sur la thématique de la formation, se former, mais également dialoguer avec ses pairs offre la possibilité de maintenir ses connaissances à jour.

Lefebvre Dalloz Compétences vous propose de favoriser votre montée en compétences en tant qu’assistant de formation en suivant son parcours dédié. Le parcours Assistant(e) formation est conçu pour vous aider à maîtriser la mise en application de la législation de la formation continue, faire face aux situations complexes lors de l’organisation d’une formation en entreprise mais aussi optimiser sa gestion opérationnelle de la formation.

Les sessions de formation se déroulent en présentiel dans nos locaux à Paris ou bien à distance en fonction de vos disponibilités. Il est également possible d’opter pour une formation sur mesure développée selon vos besoins et les objectifs de votre entreprise.