Fiche métier Formaliste

Le formaliste est un expert en formalisation et en modélisation des connaissances. Son rôle principal est de structurer, représenter et rendre exploitables les savoirs et savoir-faire d'une organisation.

Ses missions principales sont :

• Analyser et modéliser les processus métiers et les flux d'information
• Concevoir des ontologies et des systèmes de classification des connaissances
• Mettre en place des outils et méthodes de gestion des connaissances
• Former et accompagner les utilisateurs à la formalisation des savoirs
• Assurer la maintenance et l'évolution des référentiels de connaissances

Pour exercer le métier de formaliste, un diplôme de niveau Bac+5 dans les domaines de l'informatique, de la gestion des connaissances ou de l'ingénierie des connaissances est généralement requis. Les formations les plus adaptées sont le Master en Ingénierie des Connaissances, le Master en Gestion des Connaissances ou encore le Master en Intelligence Artificielle.

Certaines écoles d'ingénieurs proposent également des spécialisations en gestion des connaissances, comme l'École Polytechnique, l'INSA de Lyon ou l'UTC de Compiègne. Il est aussi possible d'accéder à ce métier avec un doctorat dans ces domaines.

La voie de l'alternance est envisageable pour certains masters, permettant d'acquérir une expérience professionnelle en parallèle de sa formation. La VAE (Validation des Acquis de l'Expérience) peut être une autre option pour faire valider ses compétences et obtenir un diplôme équivalent.

Le formaliste doit posséder une solide maîtrise des enjeux du secrétariat juridique en fonction de la structure pour laquelle il travaille. Pour maintenir et développer ses compétences, la formation continue est un outil précieux. Par exemple, il peut se former spécifiquement au secrétariat juridique de la SAS, qui répond à des règles bien spécifiques. Grâce à une formation ciblée, il pourra identifier les différentes étapes de constitution d'une SAS, identifier les mandataires sociaux et leur champ d’action, mais aussi organiser la consultation des associés et se charger de la mise en place du contrôle des conventions réglementées ainsi que des modalités de transformation.

Pour aller plus loin, le formaliste peut également se spécialiser dans le secrétariat des sociétés commerciales. À cet effet, Lefebvre Dalloz Compétences propose des formations adaptées à différents niveaux de compétence, permettant de participer au suivi juridique de la vie d'une société (niveau 1), d'organiser le déroulé de la vie d'une société (niveau 2) et de mettre en œuvre le secrétariat juridique des sociétés commerciales (niveau 3).

En plus d’une solide connaissance technique en matière de procédures administratives et juridiques, le formaliste se doit également de développer des savoir-être ou soft skills essentiels. Ces derniers sont en effet indispensables pour permettre à ce professionnel de réaliser ses missions de façon optimale.

Maîtriser la communication à l’écrit et à l’oral

La communication est une compétence primordiale pour les formalistes. Ils doivent en effet être capables de rédiger des actes juridiques clairs et précis, ainsi que de communiquer efficacement avec les clients, les avocats et les autres professionnels du droit. Cela inclut la capacité de synthétiser des informations complexes et de les présenter de manière compréhensible. Une communication efficace est également cruciale lors des réunions avec des clients ou des collaborateurs. Pour une communication plus fluide, il peut aussi développer son écoute active. Une compétence qui permet de favoriser la confiance et le dialogue.

Gérer son stress et son temps

Le métier de formaliste peut être exigeant, en particulier lorsqu'il s'agit de gérer des dossiers complexes ou des situations difficiles. Les formalistes doivent donc être capables de rester calmes et professionnels en toute circonstance, et de s'adapter rapidement aux changements de situation. La gestion du stress s’avère ainsi être une compétence indispensable. Elle permet aux formalistes de maintenir leur efficacité et leur concentration même lorsqu'ils sont sous pression. De même, avec les dossiers et les documents qui s'accumulent sur son bureau, le formaliste doit être capable de bien gérer son temps et ses priorités pour finaliser les dossiers dont il a la charge dans les délais impartis.

Savoir s'adapter à de nombreuses situations

L'adaptabilité et la flexibilité sont également des qualités cruciales pour le formaliste. Le droit est un domaine en constante évolution et les formalistes doivent être capables de s'adapter rapidement aux nouvelles lois et réglementations. Cela implique une capacité à apprendre en continu et à appliquer rapidement les nouvelles connaissances à des situations pratiques.

Un formaliste peut travailler dans des structures variées :

• Grandes entreprises et groupes internationaux
• PME et start-ups innovantes
• Cabinets de conseil en gestion des connaissances
• Organismes de recherche et laboratoires spécialisés
• Institutions publiques et collectivités territoriales

On retrouve des formalistes principalement dans les secteurs d'activité à forte intensité de connaissances, comme l'industrie, la banque et assurance, la santé, l'énergie ou encore les télécommunications. Ils interviennent souvent au sein des directions innovation, R&D, systèmes d'information ou transformation digitale.

La rémunération du formaliste varie selon son niveau d'expérience et les responsabilités exercées :

Ces chiffres sont des moyennes et peuvent varier sensiblement selon la taille de l'entreprise, le secteur d'activité et la région. À ces salaires peuvent s'ajouter des primes sur objectifs, une participation aux bénéfices ou encore des avantages en nature (véhicule de fonction, plan d'épargne entreprise, etc.).

Le salaire est aussi influencé par l'étendue des missions et le niveau de responsabilité. Un formaliste en charge d'une équipe ou pilotant des projets stratégiques pourra ainsi prétendre aux tranches hautes de rémunération.

Après quelques années d'expérience, un formaliste peut évoluer vers des postes à plus forte responsabilité :

• Chef de projet en gestion des connaissances
• Responsable knowledge management
• Architecte de l'information et des connaissances
• Directeur de la stratégie knowledge management
• Consultant senior en gestion des connaissances

Il peut aussi se spécialiser sur certains aspects comme le management de l'innovation, la conduite du changement ou la transformation digitale. Des passerelles sont également possibles vers les métiers de la data science, de l'intelligence artificielle ou de la gestion de contenus et documents.

Pour accompagner son évolution de carrière, un formaliste peut suivre des formations complémentaires en management, gestion de projet, communication ou stratégie d'entreprise.

Pour ceux qui souhaitent approfondir leurs compétences, le parcours Expertise en secrétariat juridique des sociétés est une excellente option. Ce cursus complet sur 10 jours donne aux participants les compétences requises pour organiser le secrétariat juridique des sociétés. Aucun prérequis n'est nécessaire, ce qui le rend accessible à un large public, notamment aux assistants de direction ou juridiques, aux secrétaires juridiques, aux paralégaux et à toute personne souhaitant se remettre à niveau ou se spécialiser en secrétariat juridique des sociétés.

Les objectifs pédagogiques de cette formation sont clairs : cerner les règles applicables au secrétariat juridique à tous les stades de la vie des sociétés, rédiger les principaux actes et autres documents (rapports, procès-verbaux...), distinguer les spécificités propres au secrétariat juridique de la SAS et organiser la gouvernance au sein des conseils d'administration et des assemblées.

La formation continue est d'une importance capitale pour les formalistes, qui doivent constamment mettre à jour leurs connaissances et leurs compétences pour rester efficaces dans leur métier. Le droit ainsi que les formalités administratives et juridiques sont des secteurs en perpétuelle évolution. Il est donc indispensable de se tenir informé des dernières modifications législatives et des nouvelles pratiques.

En plus des formations professionnelles continues proposées par Lefebvre Dalloz Compétences, les formalistes sont invités à participer à des événements pensés pour les professionnels du droit. C’est notamment le cas de la Convention Lefebvre Dalloz des Avocats, des ateliers Omnidroit d’Avignon ou encore des Incontournables de La Rochelle.