Comment générer un rapport Power BI à partir d'un classeur Excel ?

Power BI est une plateforme d’analyse de données et de création de rapports développée par Microsoft. Elle permet de transformer des données brutes, comme celles issues d’un fichier Excel, en tableaux de bord visuels et interactifs. Ces données transformées en graphiques peuvent ensuite être exportées vers la plateforme en ligne ou Microsoft Teams. De quoi gagner en efficacité, améliorer la communication des résultats et les partager avec toutes vos équipes. Le tout, sans passer des heures à créer manuellement chaque graphique. Avec Power BI, vous pouvez charger votre classeur Excel, créer un rapport soigné et le publier en quelques clics, on vous explique comment vous y prendre.

Étape 1 : préparez vos données dans Excel

Avant d’importer un fichier Excel dans Power BI, il faut organiser vos données dans un format adapté. Il est recommandé d’utiliser un tableau plat, dans lequel chaque colonne contient un seul type de données (texte, dates ou chiffres). Le tableau doit également disposer d’une ligne d’en-tête claire, et ne doit pas présenter de colonnes ou de cellules contenant des totaux.

Dans Excel, vous devez ensuite transformer votre plage en tableau via l’onglet “Accueil” > “Styles” > “Mettre sous forme de tableau”. Cela permet à Power BI de bien reconnaître tous vos champs lors de l’import. Cette étape est très importante car elle facilitera la création de visuels clairs et pertinents.

Étape 2 : importez le fichier dans Power BI

Pour commencer, connectez-vous au service Power BI (portail web). Rendez-vous ensuite dans l’onglet “Mon espace de travail,” puis cliquez sur “Nouveau” > “Rapport” et choisissez “Excel”. Sélectionnez ensuite votre fichier (local ou sur OneDrive). Power BI va alors détecter les tables qui s’y trouvent.

Dans la fenêtre Power Query, choisissez la table préparée (exemple : “Ventes”) puis cliquez sur “Créer”. Après cela, vous obtenez automatiquement un modèle sémantique (données + structure) et un tableau de bord vide dans le service Power BI.

Étape 3 : construisez votre rapport visuel

Une fois la table chargée, elle apparaît dans le volet “Données”, avec les champs extraits. À partir de ce moment, vous pourrez organiser les colonnes de votre tableau. Des éléments vous seront proposés comme “bénéfices”, “date”, “mois”, “prix de vente”, “ventes”... Il vous suffit de faire glisser les éléments dont vous avez besoin dans le canevas. Power BI propose par défaut un histogramme, vous pourrez changer la forme de votre graphique dans le volet “Visualisations”.

Lorsque vous ajoutez la “Date”, l’histogramme se met à jour en affichant les bénéfices par année, trimestre ou mois à mesure que vous naviguez dans la hiérarchie. Si vous sélectionnez un espace vide et que vous glissez les champs “bénéfices” et “région”. Power BI va créer une carte avec des bulles représentant les bénéfices par région.

Construisez pas à pas votre visuel avec les éléments que vous souhaitez voir apparaître dans votre graphique.

Étape 4 : peaufinez vos visuels

En plus de choisir le type de visuel (histogramme, camembert…) dans le volet “Visualisations”, vous pouvez peaufiner vos graphiques via le volet Format. Dans cet onglet, vous pourrez notamment choisir des titres, modifier les polices d'écriture, la taille du texte ou encore choisir un fond, activer une ombre, changer le thème de votre carte…

Étape 5 : ajoutez un titre principal

N’oubliez pas de donner un titre à votre visuel. Pour cela, sélectionnez une zone de texte en haut du graphique et écrivez un titre clair (exemple “Ventes régionales”) et formatez-le avec une police autour de 36 pt par exemple. Cela permet de savoir en un clin d'œil quel est le thème de votre visuel.

Étape 6 : épinglez les visuels sur un tableau de bord

Lorsque vous avez créé plusieurs visuels pour votre rapport, vous pouvez les épingler au tableau de bord de Power BI. Pour commencer, enregistrez d’abord votre rapport en lui donnant un nom. Sur chaque visuel, cliquez ensuite sur “Épingler un visuel” pour l’ajouter au tableau de bord par défaut créé automatiquement (souvent nommé d’après le fichier Excel).

Une fois le dernier visuel épinglé, cliquez sur “Accéder au tableau de bord”, puis réorganisez les visuels à votre convenance pour créer votre rapport.

Étape 7 : partagez votre travail

Power BI vous permet également de partager votre rapport créé à partir d'un classeur Excel. Pour cela, vous pouvez cliquer sur “Partager” dans le tableau de bord. Entrez ensuite les mails de vos collègues, clients ou autres. Pensez également à choisir si vous autorisez ou non le partage et la création de rapports dérivés par vos collègues, puis cliquez sur “Accorder l’accès”.

Vous pouvez aussi partager votre rapport via Microsoft Teams. Pour cela, cliquez sur “Converser dans Teams”, sélectionnez un groupe ou un canal, et publiez directement le lien du tableau de bord.

En suivant ce tutoriel pas à pas, vous pouvez facilement transformer un classeur Excel en un vrai tableau de bord interactif sur Power BI. Et pour maîtriser davantage Power BI, découvrez nos formations professionnelles continues Lefebvre Dalloz Compétences pensées pour les débutants et pour les intermédiaires.