Pourquoi évaluer et certifier les compétences Excel transforme la performance des équipes

Que vous soyez responsable d’équipe, manager, directeur des ressources humaines ou professionnel en poste, vous l’avez certainement remarqué : Excel est partout. Tableaux de bord, reporting, analyse de données, gestion de projets… Peu de métiers peuvent vraiment se passer de cet outil. Pourtant, malgré son omniprésence, la maîtrise de ce logiciel reste rarement mesurée. Et cela n’est pas sans conséquences. Les niveaux de compétence sont souvent disparates au sein des équipes et lors des recrutements ou des évolutions de carrière, il est difficile de connaître le niveau exact des collaborateurs. Pour y remédier, il existe pourtant des solutions comme la certification TOSA et la formation Excel. 

Excel : une compétence souvent acquise sur le tas, avec des impacts réels 

Dans la plupart des entreprises, Excel s’apprend “sur le terrain”. Un collègue, un peu plus expérimenté, peut en former un autre de façon informelle. Certains collaborateurs vont quant à eux visionner des tutoriels pour résoudre un problème ponctuel. Apprendre sur le terrain, pour répondre à un besoin concret peut avoir ses avantages. Toutefois, cette approche peut aussi générer des disparités entre les collaborateurs. Certains vont maîtriser les bases (saisir des données, utiliser des formules simples), tandis que d’autres pourront manipuler des tableaux croisés dynamiques ou des macros sans forcément comprendre toutes les subtilités de ces manipulations. 

Ces écarts de compétences ne sont pas anodins. Ils peuvent causer : 

• Des erreurs de données : une formule mal appliquée, une référence absolue oubliée, et toute la feuille de calcul peut devenir inexacte.
• Des fichiers illisibles : des classeurs surchargés, des formules imbriquées sans logique apparente peuvent rendre la lecture et la mise à jour compliquée et chronophage.
• Une dépendance aux experts : certains collaborateurs peuvent vite devenir les seuls capables de gérer des fichiers complexes. Ce qui risque de retarder des projets ou de causer de plus grands problèmes en cas de départ de ces professionnels. 

Pour éviter ces problèmes, il suffirait pourtant de remettre tout le monde au même niveau, ou du moins d’avoir une vision claire du niveau de compétence de chaque collaborateur. La certification permet cela. 

Être certifié : une preuve concrète et reconnue de ses compétences 

Pour avoir une vue précise sur les compétences de chacun, il existe une certification reconnue : la certification TOSA. Elle dure 1h et consiste à répondre à 35 questions afin d’obtenir un score de 0 à 1 000. 5 niveaux sont ainsi établis en fonction des résultats du test : 

• Expert (876-1000)
• Avancé (726-875)
• Opérationnel (551-725)
• Basique (351-550)
• Initial (1-350) 

Le test peut être réalisé par tout type de public au sein d’un centre agréé ou en ligne. Les tests en ligne sont surveillés à distance pour éviter la triche. Chaque test est également unique car il s'appuie sur plus de 300 questions. Une fois obtenue, la certification TOSA est valable pendant 3 ans. 

Évaluer pour mieux former : identifier les écarts et cibler les besoins 

Avant de proposer une formation Excel au sein d’une équipe, encore faut-il savoir où se situent les lacunes de chacun. La certification TOSA est donc un excellent outil pour cela. Elle permet d'évaluer les niveaux de compétences réels dans les 4 domaines suivants : 

• L’environnement et les méthodes : maîtrise de l’interface et gestion des feuilles et des classeurs
• Les calculs : formules de base et avancées
• La mise en forme : formats conditionnels, création de graphiques, gestion des styles
• La gestion des données : tris, filtres, tableaux croisés dynamiques, outils d’analyse. 

Ainsi, il sera plus facile de déterminer les lacunes afin de les combler. Par exemple, un collaborateur pourra maîtriser à la perfection les formules Excel de base, mais son score révélera peut-être des difficultés sur les formules avancées. Un autre pourra présenter des lacunes sur les outils d’analyse de données, alors que ses connaissances en méthodes de calcul et en mise en forme sont excellentes. 

Ces constats très précis pourront ainsi permettre de construire des parcours de formation Excel sur mesure. Plutôt que de proposer des formations génériques, il sera possible d'adapter le contenu aux besoins concrets des équipes et de leur poste. 

Former et certifier : une approche gagnante pour les équipes et les managers 

En combinant évaluation des compétences et formation, l’approche est gagnante aussi bien pour les équipes que pour les managers. En effet, pour les collaborateurs eux-mêmes, l'amélioration et la certification de leurs connaissances permet de booster leur confiance et leur employabilité. La certification peut ainsi être un véritable levier de mobilité interne ou externe. 

Du côté des managers, le fait d’évaluer les compétences des équipes permet d’avoir une vue précise des connaissances de chacun. Un atout lors de l’attribution et le pilotage de projets qui permet notamment d’anticiper les besoins. La formation Excel et la certification permettent aussi de valoriser les acquis en interne et ainsi de renforcer la rétention des talents et l'engagement des collaborateurs. 

Quant à l'entreprise, elle réduit les risques d'erreur et améliore la qualité des données traitées. Elle limite aussi sa dépendance aux experts en répartissant les compétences de façon plus équilibrée. 

A première vue, il serait facile de penser que tout le monde sait utiliser Excel. L’outil est partout et chacun semble le maîtriser plus ou moins bien. Mais dans les faits, les compétences ne sont pas égales au sein d’une équipe ce qui peut créer des tensions. La formation Excel et la certification doivent ainsi être envisagées comme de vrais leviers de performance qui profitent à tous.