8 astuces pour améliorer son efficacité sur Excel

Vous utilisez probablement Excel dans vos missions quotidiennes : analyse de données, création de rapports, édition de supports graphiques…Mais savez-vous que cet outil puissant dispose de nombreuses fonctionnalités que beaucoup ignorent. Les connaître pourrait pourtant augmenter grandement votre efficacité et votre productivité. Voici donc 10 astuces Excel à intégrer sans plus attendre dans votre pratique. 

1. Maîtriser les raccourcis clavier essentiels 

Les raccourcis clavier vous font gagner un temps considérable lors de l’utilisation d’Excel. Au-delà des classiques Ctrl+C (copier) et Ctrl+V (coller) que vous connaissez déjà, d’autres combinaisons sont à connaître pour gagner de précieuses minutes au quotidien. C’est notamment le cas des combinaisons Ctrl+; (insérer la date du jour), CTRL+: (insérer l’heure) ou Ctrl+Espace (sélectionner une colonne entière). Le raccourci Alt+= vous permettra quant à lui d’insérer automatiquement une somme et le raccourci CTRL+F1 masque puis affiche à nouveau le panneaux de fonctionnalités. 

2. Insérer une ou plusieurs lignes ou colonnes en un clic 

Lorsque vous devez ajouter une ligne ou une colonne dans un tableau, il vous suffit de cliquer sur le numéro de la ligne ou la lettre de la colonne, de faire un clic droit et de choisir l’option “insérer une ligne en haut ou en bas” ou “insérer une colonne à droite ou à gauche”. Si vous souhaitez insérer plusieurs lignes (ou colonnes) dans un tableau, inutile de répéter l’opération plusieurs fois. Il vous suffit de sélectionner d’abord trois lignes existantes -ou plus- (en cliquant sur leurs numéros), de faire un clic droit, puis de choisir l’option d'insertion. Cette astuce fonctionne aussi pour les colonnes. Un gain de temps significatif lors de la structuration de grandes quantités de données. 

3. Figer les volets pour garder les en-têtes visibles

Dans un tableau de 500 lignes, perdre de vue les en-têtes de colonne est fréquent. Pour y remédier, sélectionnez la cellule située juste en dessous de vos en-têtes, allez dans Affichage > Figer les volets. Désormais, les lignes supérieures restent fixes lors du défilement. Cette astuce Excel est idéale pour comparer des données éloignées sans se perdre dans le tableau. 

4. Générer des graphiques instantanés avec Alt+F1 

Pour visualiser des données rapidement à l’aide d’un graphique, sélectionnez une plage de cellules puis appuyez sur Alt+F1 (ou fn+Alt+F1 sur certains claviers). Excel crée alors un graphique par défaut qui vous permet de visualiser vos données. C’est un moyen simple, rapide et efficace pour présenter des tendances lors de vos réunions, sans passer par des étapes manuelles longues et fastidieuses. 

5. Verrouiller des cellules dans les formules avec F4 

La touche F4 dans Excel est une autre astuce à connaître. Elle permet de répéter la dernière action réalisée. Elle est donc très utile pour la mise en forme d’un tableau (appliquer une bordure, une couleur, insérer une ligne…). La fonction F4 est également très pratique pour fixer une cellule et la transformer en valeur absolue. Si dans un tableau vous devez fixer par exemple la cellule relative au montant de la TVA (cellule A1 par exemple) il suffit de taper A1 dans une formule et d’appuyer sur F4. La valeur de la cellule A1 est donc verrouillée, cela évite les erreurs, notamment si vous copiez et collez des formules ailleurs dans le tableau. 

Des symboles dollars apparaissent après avoir appuyé sur la touche F4 : 

• 1er appui sur la touche F4 : le symbole $A$1 apparaît, ce qui signifie que la colonne et la ligne sont verrouillées
• 2ème appui : le symbole A$1 signifie que seule la ligne est verrouillée
• 3ème appui : le symbole $A1 signifie que seule la colonne et figée.
• 4ème appui : tous les symboles $ disparaissent, le verrouillage est désactivé 

6. Appliquer une mise en forme conditionnelle

Pour identifier visuellement des valeurs critiques (dépassements de budget, retards de livraison…), utilisez la mise en forme conditionnelle. Pour cela vous devez vous rendre dans l’onglet “Accueil” puis choisir “Mise en forme conditionnelle” et indiquer vos paramètres. Par exemple, vous pouvez appliquer un dégradé de couleurs aux chiffres de ventes : du rouge (faible) au vert (élevé). Excel mettra alors automatiquement en évidence les écarts. 

7. Créer des tableaux croisés dynamiques (TCD)

Le TCD est l’outil ultime pour synthétiser des données complexes. Sélectionnez votre tableau source, allez dans “Insertion” puis sélectionnez “Tableau croisé dynamique”. Il vous suffit ensuite de sélectionner et de déposer les champs dans les zones Lignes, Colonnes et Valeurs pour éditer votre TCD. Grâce à cette astuce Excel, vous pouvez par exemple, analyser les ventes par région et par produit en quelques clics. 

8. Automatiser des tâches répétitives avec des macros 

Les macros permettent d'enregistrer une série d’actions (exemple : mise en forme, calculs…) afin de les reproduire automatiquement. Pour commencer, allez dans “Affichage” puis dans “Macros” et sélectionnez l’option “Enregistrer une macro”. Effectuez ensuite vos actions, puis arrêtez l’enregistrement. Vous pourrez alors exécuter la macro via un raccourci clavier personnalisé, ce qui vous fera gagner un temps précieux. 

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