Les bases de Power Bi pour générer des insights pertinents

Vous vous sentez un peu dépassé par les tableaux Excel interminables ou les fichiers éparses contenant des milliers de données ? Microsoft Power Bi est LA solution. Cet outil vous aide à rassembler vos données éparpillées, mais surtout à les mettre en forme dans des graphiques et des tableaux de bord beaucoup plus digestes. Vous n'avez pas besoin d’être un expert pour l'utiliser. En quelques clics, et avec quelques fonctions de base, vous pourrez créer des visuels pertinents pour présenter vos données. Voici comment vous y prendre. 

Power BI en quelques mots 

Power BI est l’une des composantes de Microsoft Fabric, la plateforme analytique de Microsoft. Il se décline en plusieurs outils complémentaires : Power Bi Desktop, Service Power Bi et l’application Power Bi Mobile. L’outil Desktop vous permet d'utiliser les fonctionnalités de Power Bi sur votre ordinateur pour importer des données et les transformer en visuels clairs et interactifs. Service Power Bi va quant à lui être utilisé pour partager les tableaux de bord et graphiques et collaborer avec vos équipes. Quant à l'application mobile, elle permet de continuer à travailler, recevoir et partager vos données en dehors du bureau. 

Les bases Power Bi pour comprendre son fonctionnement 

Avant de s’intéresser à la pratique, il est important de comprendre comment fonctionne Power Bi et notamment ses deux composantes essentielles qui sont : 

• Power Query : il s’agit d'un éditeur de données qui permet de les “nettoyer” avant utilisation. L’outil va préparer vos informations brutes en supprimant les doublons, en corrigeant les erreurs, ou encore en uniformisant les formats. Il peut par exemple fusionner tous vos fichiers Excel mensuels en un seul tableau annuel. Power Query vous permet aussi d’extraire vos données issues de sources variées comme Excel et des bases de données sur le cloud ou sur le web.
• DAX (Data Analysis Expressions) : ce langage de formules ressemblant à Excel, en un peu plus puissant, permet d’analyser les données et de réaliser des calculs complexes. Pour débuter, vous pourrez commencer par utiliser des formules toutes faites avant de créer les vôtres, plus personnalisées. 

4 étapes pour créer votre premier rapport 

1. Importer vos données 

Ouvrez Power BI Desktop et cliquez sur "Obtenir des données". Sélectionnez ensuite votre source (Excel, SQL ou autre). Choisissez ensuite le fichier ou la table concernée puis utilisez Power Query pour préparer vos informations. Supprimez les colonnes inutiles, renommez les en-têtes, corrigez les erreurs... Terminez par "Fermer et appliquer" pour valider. 

2. Créer des visuels 

Rendez-vous dans l'onglet "Visualisations" de Power Bi Desktop puis choisissez le type de graphique adapté à votre besoin (histogramme, camembert, carte…). Vous pouvez même importer vos propres visuels. Dans l'onglet “Mettre en forme”, vous pourrez également personnaliser les éléments de visualisation (couleur, titre, arrière-plan…). 

3. Organiser votre rapport 

Ajoutez plusieurs visuels sur une même page pour créer un rapport complet. Il peut s'agir de tableaux, de graphiques, d'indicateurs, de cartes…. Redimensionnez-les, ajoutez des titres via la section "Titre" dans l'onglet “Visualisations” et insérez des formes ou des images depuis le menu “Accueil”. 

4. Partager votre rapport 

Une fois votre rapport créé, cliquez sur "Publier" dans Power BI Desktop pour envoyer votre rapport sur Power BI Service (la version cloud). Connectez-vous à votre compte professionnel et choisissez un espace de travail où déposer votre rapport. Partagez ensuite facilement, via Teams par exemple, en intégrant le rapport dans un canal. Vous pouvez aussi le consulter en déplacement avec l'application mobile. Pour contrôler les accès, utilisez un lien sécurisé depuis le menu "Partager". 

Les pièges à éviter quand on débute 

Lorsque vous débutez avec les bases Power Bi, certains points de vigilance sont à garder bien en tête. Le premier point concerne le nettoyage des données. N’oubliez pas cette étape, au risque de générer des graphiques erronés à cause d’un doublon ou d’une erreur de format. Prenez donc toujours le temps d'utiliser Power Query avant de créer des visuels. Autre piège à éviter : vouloir trop en mettre sur une page. Limitez-vous à cinq visuels maximum par feuille pour garder de la clarté dans vos rapports. Mieux vaut créer plusieurs rapports distincts plutôt qu'une seule page trop chargée et donc peu lisible. 

Pour éviter ces pièges et tirer pleinement partie de Power Bi, n'hésitez pas à vous former. Lefebvre Dalloz Compétences vous propose plusieurs formations pour bien maîtriser les bases de Power Bi. Petit à petit, vous pourrez gagner en maîtrise et ainsi réaliser des rapports toujours plus poussés et pertinents. Nos formations s'adressent aux débutants et aux utilisateurs intermédiaires. Trouvez la vôtre parmi notre large catalogue de formatons professionnelles continues en bureautique.