5 astuces essentielles pour maîtriser Power BI

Si vous travaillez avec une grande quantité de données, vous savez à quel point il peut être frustrant (et chronophage) de les voir éparpillées sur différentes sources. Pour les organiser et les mettre en forme, vous utilisez probablement, ou envisagez d’utiliser, Power Bi. Voici donc quelques astuces pour tirer pleinement partie de cet outil qui vous fera gagner en temps et en efficacité au quotidien. 

1. Bien structurer vos données 

Avant même de penser à la création de vos graphiques, consacrez du temps à l’organisation de vos sources. Power Query est l’outil idéal pour cela. Il vous aide à nettoyer et à structurer vos données dans Power Bi. Si vous souhaitez par exemple analyser vos ventes sur les trois dernières années, vous pourrez exporter tous vos fichiers Excel d’un coup puis les fusionner en un seul tableau. Power Query vous permettra alors de corriger les erreurs en uniformisant les formats (dates, devises, pourcentages…), en supprimant les doublons et les lignes vides, mais aussi en renommant les colonnes avec des titres pertinents. 

Ce travail préalable de nettoyage et de structuration réduit les erreurs d’interprétation et accélère considérablement la création de vos rapports. Un bon nettoyage peut vous faire gagner plusieurs heures par semaine. 

2. Modéliser vos données en liant vos tables de faits et de dimensions 

Power BI vous permet de lier vos données pour les faire “parler”. Pour cela, vous pouvez structurer deux types de tables : 

• Les tables de faits qui contiennent vos chiffres bruts (ventes, coûts, quantités…)
• Les tables de dimensions qui donnent des éléments de contexte (dates, produits, clients, lieux…) 

Vous pouvez relier ces deux tables en leur attribuant des identifiants communs. Par exemple, vous pouvez lier votre table “Ventes” à la table “Produits” via un code article unique. Il vous suffit ensuite d’ajouter des hiérarchies logiques comme "Pays > Région > Ville" ou "Année > Trimestre > Mois". Ces hiérarchies vont permettre aux utilisateurs d’explorer les données par niveaux de détail en un seul clic. De cette façon, vous évitez également de créer des dizaines de graphiques redondants. 

3. Maîtriser les filtres pour plus d’interactivité 

Les filtres sur Power BI permettent de transformer un rapport statique en outil interactif. Pour cela, vous pouvez utiliser trois types de filtres : 

• Les filtres de rapport qui s’appliquent à toutes les pages, ils peuvent permettre de sélectionner une année en cours ou les ventes par ville.
• Les filtres de page qui sont spécifiques à un écran, ils peuvent par exemple permettre d’explorer une gamme de produits
• Les filtres de visuel qui sont ajustables directement sur un graphique 

Sur Power Bi vous pouvez activer le filtrage croisé. Par exemple, si vous cliquez sur une région dans un tableau, la carte pourra afficher toutes les données de cette zone. Pensez à limiter l’ajout de filtres à trois ou 4 filtres maximum par page pour éviter la surcharge.

4. Dompter les formules DAX pour gagner en efficacité 

Le langage DAX (Data Analysis Expressions) ressemble à s’y méprendre au langage utilisé dans Excel pour effectuer des calculs. Maîtriser le langage DAX va vous permettre de gagner du temps pour vos calculs et vos analyses de données dans Power Bi. Les formules peuvent par exemple vous permettre de calculer le montant des ventes pour la catégorie de produit “Alimentaire” : CALCULATE(SUM(Ventes[Montant]), Ventes[Catégorie] = "Alimentaire"). 

Si vous avez une table de “Ventes” et une table de “Produits” qui sont liées par un identifiant produit, vous pourrez utiliser la formule : RELATED(Produits[Nom]) pour que le nom du produit s’affiche à côté de chaque vente. 

5. Automatiser les actualisations des données 

Un rapport affichant des données obsolètes perd toute pertinence. Sur Power Bi vous pouvez donc configurer l'actualisation automatique de vos données. Pour cela, il vous suffit de sélectionner votre plage de données puis de cliquer sur “Actualiser” et “Planifier l’actualisation”. Définissez ensuite la fréquence d'actualisation automatique (quotidienne/hebdomadaire) et l’heure d’exécution. 

Pour les données provenant de sources cloud telles que OneDrive ou SharePoint, les données se mettent à jour automatiquement, sans que vous n’ayez à le préciser. Pour les bases SQL ou locales, vérifiez les autorisations via la “Passerelle de données”. 

Power Bi est un outil très utile pour rassembler vos données et les mettre en forme dans des graphiques et des rapports clairs et pertinents. Mais pour tirer vraiment partie de Power Bi et gagner en efficacité professionnelle, il est essentiel de savoir comment l'utiliser. C'est pourquoi Lefebvre Dalloz Compétences vous propose des formations pour débuter avec Power Bi ou pour découvrir les fonctions plus avancées. Découvrez toutes nos formations en bureautique et booster vos compétences professionnelles quel que soit votre poste, votre secteur d'activité ou votre projet d'évolution professionnelle.