Adapter Outlook à votre activité : personnaliser l'interface et les fonctionnalités pour gagner en temps et en efficacité. Optimiser la gestion de vos mails : traiter un volume important de mails, s'organiser pour plus d'efficacité. Gérer vos contacts : créer, catégoriser et utiliser vos contacts de manière optimale. Planifier et organiser vos activités : gérer votre agenda et vos tâches de manière efficace. Faciliter le travail collaboratif : partager des informations et des ressources avec vos collaborateurs.
Objectifs pédagogiques
- Personnaliser son interface Outlook pour gagner en lisibilité
- Maîtriser des flux importants de mails
- Gérer efficacement ses contacts
- Planifier, travailler en collaboration et prioriser ses tâches
Programme de la formation
Personnaliser son interface
- Accéder directement à l'essentiel : personnaliser le ruban, les affichages, les favoris
- Adapter Outlook à votre activité : définir des champs, des catégories, des indicateurs
- Créer des modèles pour gagner du temps : mails types, phrases automatiques, blocs de paragraphes types
Gérer efficacement des flux importants de mails
- Purger sa boîte de réception en s'appuyant sur la méthode CAP (Collecter, Analyser, Prioriser)
- Exploiter les indicateurs de suivi et les outils de recherche
- Créer un fichier de données pour désengorger sa boîte aux lettres
- Créer des règles pour filtrer et classer automatiquement
- Enregistrer des actions rapides pour les usages courants
- Transformer un message en rendez-vous ou en tâche
- Collecter rapidement une information : les boutons de vote
- Informer de son absence
Adopter une gestion efficace des contacts
- Créer et catégoriser ses propres contacts et listes de distribution
- Échanger des cartes de visite
- Importer et exporter des contacts
- Opérer un publipostage
Planifier, organiser le travail collaboratif et prioriser ses activités
- Créer des rendez-vous ou événements ponctuels et planifier les éléments périodiques
- Attribuer des couleurs pour visualiser et prioriser ses activités
- Organiser ses tâches par contexte et nature d'activité
- Définir des échéances et mettre en place des rappels
- Partager des agendas, des contacts et des blocs-notes OneNote
- Organiser des réunions
- Déléguer et suivre des tâches
Sessions disponibles en INTER
Choix du lieu de session
À qui s’adresse cette formation ?
Tout utilisateur d'Outlook (version 2013 et suivantes)
Pré-requis
Il est nécessaire de s’équiper d’un ordinateur muni du Pack Office 2013 ou ultérieures
Moyens pédagogiques
- Dispositif de formation structuré autour du transfert des compétences
- Acquisition des compétences opérationnelles par la pratique et l'expérimentation
- Apprentissage collaboratif lors des moments synchrones
- Parcours d'apprentissage en plusieurs temps pour permettre engagement, apprentissage et transfert
- Formation favorisant l'engagement du participant pour un meilleur ancrage des enseignements
Satisfaction et Evaluation
- L'évaluation des compétences sera réalisée tout au long de la formation par le participant lui-même (auto-évaluation) et/ou le formateur selon les modalités de la formation.
- Evaluation de l'action de formation en ligne sur votre espace participant :
- A chaud, dès la fin de la formation, pour mesurer votre satisfaction et votre perception de l'évolution de vos compétences par rapport aux objectifs de la formation. Avec votre accord, votre note globale et vos verbatims seront publiés sur notre site au travers d'Avis Vérifiés, solution Certifiée NF Service
- A froid, 60 jours après la formation pour valider le transfert de vos acquis en situation de travail
- Suivi des présences et remise d'une attestation individuelle de formation ou d'un certificat de réalisation
Financement de la formation
Vous êtes salarié(e) d’entreprise ? Vous pouvez vous faire financer votre formation par le plan de développement des compétences de votre entreprise (ex- plan de formation) :
Le plan de développement des compétences, c’est l’ensemble des actions de formation établi à l’initiative de l’employeur dans le cadre de la politique de ressources humaines de l’entreprise. Il est annuel et s’élabore généralement en fin d’année. D’après la loi du 5 septembre 2018 « pour la liberté de choisir son avenir professionnel », l’action de formation est désormais définie comme « un parcours pédagogique permettant d'atteindre un objectif professionnel ». De nouvelles actions de formation font ainsi partie de cette définition comme : le tutorat, l’AFEST, le MOOC, le mentoring…
Tous les salariés de l’entreprise peuvent être concernés par le plan de développement des compétences, quelle que soit la nature, la durée de leur contrat ou leur ancienneté.
L’OPCO gère, généralement, les dépenses liées aux coûts pédagogiques, rémunérations et allocations formation, transport, repas et hébergement.
N’hésitez pas à vous rapprocher de votre service RH/ formation pour plus d’informations sur les prises en charge possibles.
Si vous ne connaissez pas votre OPCO, vous pouvez vous rendre sur le site du ministère du travail en suivant ce lien.
