Maximiser l’efficacité contractuelle grâce au Contract Management ?

Qu'est-ce que le Contract Management ?

« Le Contract Management est un ensemble d’activités qui consiste à définir, négocier et piloter les engagements pris entre les parties-prenantes d’une contrat/projet, en déployant un savoir-faire, une méthodologie, des processus et des outils spécifiques, afin :

• d’améliorer la performance des projets et des entreprises,
• de favoriser l’anticipation des risques, des claims ou réclamations,
• renforcer/développer le retour sur investissement,
• tout en veillant à optimiser et de fluidifier les relations internes et externes. »[1].

Avec l’évolution rapide et la complexité croissante du monde des affaires, les contrats deviennent de plus en plus complexes. C’est à ce stade que le Contract Management entre en jeu, se positionnant comme un levier stratégique et opérationnel, essentiel pour les entreprises. Cette discipline améliore contribue à atténuer les risques du projet et d’optimiser les bénéfices financiers et opérationnels.

Le Contract Management intègre des compétences variées, incluant des aspects techniques, juridiques, opérationnels ou encore financiers. C’est généralement un processus transverse, assurant une fonction de support essentielle pour les équipes intervenant sur les étapes de cycle de vie du contrat (juridiques, achats, projet), en accompagnant et supervisant nombre des activités liées à la mise en place et l’exécution des contrats les plus complexes.

Suivre une formation en Contract Management (CM) devient une opportunité précieuse pour les métiers, leur permettant de contribuer de manière significative à leurs entreprises.

Dans quels environnements, retrouve-t-on le plus souvent le Contract Management ?

Le Contract Management se retrouve dans divers environnements publics ou privés, notamment :

1. Au sein des Directions métiers : le Contract Management joue un rôle crucial au sein de ces départements opérationnels : en assurant une gestion efficace du contrat en exécution, cela leur permet de bénéficier d’une visibilité accrue sur les engagements contractuels, contribue à garantir une meilleure coordination entre les parties prenantes et surtout de manière globale à trouver un équilibre contractuel avec le (s) co-contractant (s).
2. Projets à risque élevé et complexes : tels que les grands projets de construction, industriels, télécommunications, de l’énergie par exemple, le Contract Management permet de mieux contrôler les coûts, d’optimiser les ressources existantes, d’avoir un suivi minutieux des risques identifiés en amont et une meilleure capacité d’adaptation face aux imprévus ou de changements soudains (meilleure maîtrise budget/délais).
3. Le Contract Management ne se cantonne pas à une fonction ou à un projet : vu de manière plus large il constitue un véritable atout stratégique au sein du Top management, et ce, peu importe la taille de l’entreprise.

En alignant leurs politiques et pratiques Contract Management avec les objectifs de l’entreprise et en décidant d’uniformiser les pratiques collaboratives, les dirigeants s’assurent que chaque décision prise soutient une vision à long terme devenant une source d’opportunité, de sécurité supplémentaire.

Pourquoi le Contract Management est-il important ?

Citons quelques-uns des enjeux et bénéfices les plus courants :

• Place centrale des contrats dans le business : les contrats sont au cœur des relations commerciales constituant ainsi la pièce centrale du tableau juridique. Ils déterminent les droits et les obligations des parties.
• Amélioration des performances opérationnelles : des contrats bien gérés ont le pouvoir d’améliorer les performances opérationnelles. En se formant au Contract Management, les opérationnels peuvent mieux maîtriser chaque étape du contrat : de sa mise au point à son terme en coordonnant chaque étape du processus et en anticipant les prochaines étapes.
• Le Contract Management représente un avantage significatif en adoptant une approche proactive de détection et prévention des risques, en surveillant leur évolution et en mettant en place des plans d’atténuation des risques. Cela permet, de minimiser considérablement les impacts.

En outre, il favorise une collaboration des acteurs de la chaîne au contrat qui grâce à une sensibilisation aux pratiques Contract Management leur permettent d’agir efficacement en cas de risques détecté.

Comment le Contract Management repositionne l’engagement contractuel au cœur des décisions stratégiques et opérationnelles de l’entreprise ?

Voici quelques exemples, sur la base des situations les plus couramment constatées…

Acteur ou contributeur, le Contract Management repositionne l’engagement contractuel grâce à une approche plus stratégique et transversale listée ci-dessous de manière non-exhaustive et sans ordre de priorité.

Analyse proactive des risques et opportunités contractuels

Les Contract Managers, ont notamment pour mission d’anticiper les risques du projet ou contrat pouvant se répercuter sur l’exécution du contrat et ce, dès la phase de négociation, en les identifiant et les surveillant de manière proactive.

Ils veillent à ce que toutes les négociations et modifications soient documentées pour garantir la traçabilité et la transparence.

Collaboration interfonctionnelle

Le Contract Management favorise une compréhension approfondie des besoins opérationnels de l'entreprise. En ayant très bonne connaissance des besoins, les Contract Managers deviennent non seulement protecteurs du projet grâce à leur compréhension des enjeux, mais acquièrent une vision stratégique avantageuse pour l'entreprise.

Gestion de la performance contractuelle

Le Contract Management ne se contente pas de la gestion des termes contractuels, mais s'implique directement sur le terrain pour garantir l’exécution du contrat.

Collaboration interne renforcée

Le Contract Management est l’affaire de tous et implique par conséquent une harmonie des équipes opérationnelles mais aussi de pratiques et processus qui permettent une compréhension mutuelle des enjeux et responsabilités de chacun.

Optimisation des processus

Le Contract Management permet d’offrir une vision transversale et opérationnelle, se positionne clairement comme un processus support et/ou opérationnel, en interface avec son écosystème, permettant au travers de son implémentation d’identifier des processus parfois dysfonctionnant  et de trouver des axes d’amélioration.

Équilibre entre le juridique et l’opérationnel

Le Contract Management est le trait d’union entre les aspects juridiques et opérationnels : le facilitateur des échanges, des négociations et des interactions nécessaires autour de ces sujets centraux à tout projet, à toute organisation.

Les bénéfices d’un Contract Management structuré au sein de l’organisation

Ce que l’on constate concrètement ?

Le Contract Management au-delà d’être une fonction rattachée à une personne, est aussi un ensemble de pratiques pouvant être implémentées à toutes les sphères de l’entreprise, dans le but de constituer un levier stratégique : cela peut passer par la standardisation de processus (ex : changement contractuel, rédaction d’un avenant..) et réduire les risques. Ainsi, cela facilite la collaboration entre les parties travaillant ensemble autour du projet mais aussi de réduire les risques d’erreurs.

Par exemple, la formalisation du cycle contractuel et des rôles et responsabilités de chacune des parties assure une visibilité accrue et permet d’anticiper les étapes futures. Cette approche s’inscrit dans une démarche de performance opérationnelle optimisée, cela réduit les conflits potentiels et un gain de temps considérable. 

Le Retour d’expérience, également désigné par l’acronyme « RETEX » est une pratique indispensable à intégrer et à systématiser au sein des entreprises. En prenant du recul, les parties prenantes sont en mesure d’identifier aisément les lacunes et opportunités d’amélioration. Cette approche s’inscrit dans une démarche de capitalisation des connaissances et permet d’adopter une attitude plus flexible face aux changements. De plus, elle joue un rôle crucial dans le renforcement des compétences internes, en favorisant un apprentissage continu et de partage interne.

Le Contract Management : une fonction évolutive et technologique

Le Contract management, au-delà d'être une nouvelle fonction, implique également l'adoption et l'utilisation d'outils performants. Parmi ces outils, les solutions de gestion du cycle de vie des contrats (Contract Lifecycle Management, CLM) se distinguent. Ces solutions permettent d'accroître l'efficacité des départements juridiques en gérant toutes les étapes contractuelles depuis une interface unique.

• Gain de temps pour l’ensemble des acteurs du contrat : les CLM offrent une meilleure visibilité sur le patrimoine contractuel et le suivi des changements, facilitant ainsi la prise de décisions stratégiques.
• Sécurisation des contrats : grâce à la génération de contrats préalablement validés par le département juridique, les risques sont réduits de manière significative. L’avenir des contrats s’annonce prometteur avec l’intégration de l’intelligence artificielle qui renforcera la conformité et réduira les risques.
• Automatisation : la configuration d’alertes permettent de surveiller par exemple les pénalités appliquées sur un contrat, la fin d’un contrat, retrouver une clause spécifique…

Le mot de la fin

Le Contract Management a évolué en France ces dix dernières années, pour devenir une expertise incontournable dans le monde des affaires. Le Contract Management démontre des bénéfices perceptibles à petite échelle au début, mais se construisent progressivement pour devenir significatifs sur le long terme.

De plus avec les avancées technologiques, le futur du Contract Management s’annonce prometteur en améliorant considérablement l’efficacité opérationnelle. Les entreprises sauront anticiper et s’adapter aux défis et opportunités émergents dans un environnement où les affaires sont en constantes évolution.

Enfin, le Contract Management c’est une expertise de haut niveau et d’avenir ! Son développement est impressionnant… Il rassemble une communauté de passionnés des projets, de la défense des engagements, et du travail collaboratif. Rejoignez-nous !

Aïssatou BARRY et Adeline FEDRIZZI
Consultantes Contract Management – GREEN Conseil