Conduite de Réunion

Dans le cadre d'un contexte professionnel, plusieurs raisons peuvent pousser un dirigeant d'entreprise, un manager ou un chef de projet, ou tout autre animateur, à devoir organiser une réunion d'équipe. La conduite de réunion peut avoir lieu dans un but informatif, pour faciliter le lancement d'un projet, mais aussi prendre des décisions à plusieurs.

La conduite et l'animation de réunion est essentielle au bon déroulement de projets, mais également au bon développement d'une entreprise. Pour cela, tout organisateur de réunion doit veiller à sa bonne organisation en amont.

Fixer le cadre de la réunion

Pour s'assurer de la bonne conduite d'une réunion, il est conseillé de décider à l'avance du lieu, de l'heure et de la durée de la réunion, de l'ordre du jour détaillé de la réunion, des objectifs à atteindre à la fin de la réunion et de la liste des participants. Dresser le cadre d'une réunion est primordial pour permettre aux collaborateurs de pouvoir s'y préparer.

L'endroit dans lequel se déroule la réunion peut également affecter la productivité d'une réunion et la qualité des discussions. Il est donc vivement conseillé de tenir compte de la taille de la pièce, de son confort, de son accessibilité, de son acoustique et de ses caractéristiques pour qu'une réunion soit efficace. De plus, les animateurs doivent vérifier à l’avance leur matériel de présentation comme leur tableau, des marqueurs et la présence d'un rétroprojecteur pour éviter toute déconvenue le jour J.

Bien choisir le format de sa réunion

En fonction de l'objectif de la réunion, il est primordial de choisir le format adapté pour assurer une conduite de réunion efficace. Si vous avez besoin d'organiser une réunion, vous avez la possibilité de choisir entre différents formats. Par exemple, la réunion d'information a pour objectif de transmettre des messages spécifiques à des collaborateurs tandis que la réunion d'échange est mise en oeuvre pour que chaque participant puissent participer activement à un dialogue autour d'un sujet défini. En ce qui concerne la réunion de prise de décision, elle consiste à réunir plusieurs collaborateurs pour approuver ou valider ensemble une décision de manière à résoudre une problématique.

Favoriser l'équilibre de l'échange

La présence des animateurs est essentielle durant une réunion. Ces collaborateurs sont présents pour encourager l'interaction entre les personnes, faire en sorte que chacun participe activement à l'échange, équilibrer le temps de parole, maîtriser les personnes qui ont tendance à monopoliser la parole et solliciter les points de vue de tous les participants. Pour s'assurer que tous les participants comprennent correctement ce qui est dit, un animateur doit être en mesure de reformuler les commentaires et relancer la discussion si besoin.

Ne pas oublier de conclure une réunion

Dans le cadre d'une conduite de réunion, sa bonne préparation ainsi que la fluidité des échanges favorisent son efficacité. Néanmoins, une réunion qui se termine à l’heure est synonyme de réunion productive et efficace. À la fin d'une réunion, il est vivement conseillé de conclure en remerciant les collaborateurs pour leur disponibilité et leur participation aux échanges. Un animateur de réunion peut aussi organiser une séance de débriefing pour synthétiser les points clés et rédiger un compte-rendu de réunion contenant les nouveaux objectifs fixés.