Comment bien mener les entretiens sensibles RH ?

Sanction disciplinaire, recadrage professionnel, licenciement : avant chaque décision RH lourde de conséquences pour un salarié, l’employeur a l’obligation de le recevoir au préalable en entretien. L’objectif : exposer les motifs de sa décision et recueillir les explications du salarié. Pour les professionnels des ressources humaines, la conduite des entretiens sensibles RH est un exercice délicat. Ils peuvent réveiller des émotions. Ils révèlent souvent des situations conflictuelles. Trois ingrédients doivent être réunis pour bien mener un entretien sensible RH : une parfaite maîtrise du cadre réglementaire des RH, une bonne préparation en amont et un comportement "juste" le jour J alliant empathie, écoute et distance.

Maîtriser le cadre réglementaire des entretiens sensibles RH

L’organisation des entretiens sensibles RH est réglementée. Tout manquement à la procédure peut porter préjudice à l’employeur en cas de poursuites aux prud’hommes.

Respecter les procédures

Toute décision de licenciement ou de sanction disciplinaire doit être précédée d’un entretien préalable obligatoire avec le salarié, à l’initiative de l’employeur. Leur organisation est encadrée par les articles L1232-2 et suivants et l’article L1332-2 du Code du travail. Parmi les obligations : l’envoi dans les délais réglementés d’une convocation écrite au salarié, remise par lettre recommandée ou en main propre.

L’entretien de recadrage professionnel offre plus de souplesse. Il est décidé par le responsable hiérarchique suite à une erreur ou un comportement inadéquat du salarié. Il vise à améliorer la situation existante par le rappel des règles et la recherche amiable d’une solution constructive.

Connaître les droits et devoirs du salarié

Le salarié a des droits. Les méconnaître peut se retourner contre l’employeur en cas de procédure aux prud’hommes. Par exemple, le salarié peut se faire assister lors de l’entretien RH par un autre salarié de l’entreprise, un conseiller extérieur ou un représentant du personnel. Ce droit doit être expressément mentionné dans le courrier de convocation.

Le salarié peut aussi refuser de se présenter à l’entretien. Ce choix ne peut pas être utilisé comme élément à charge dans son dossier.

Autre point bon à savoir : l’enregistrement de l’entretien RH est formellement interdit.

Ne jamais décider pendant l’entretien

L’entretien est dit "préalable". À ce stade, le licenciement ou la sanction disciplinaire ne sont que des solutions envisagées par l’employeur. L’objet du dialogue contradictoire est d’ouvrir la discussion avec le salarié afin de disposer de tous les éléments pour décider.

La décision définitive est communiquée au salarié à l’issue de l’entretien, de manière formelle et écrite, dans le respect du Code du travail.

Préparer les entretiens sensibles RH

La préparation en amont des entretiens sensibles RH aide le représentant des ressources humaines à maintenir sa posture professionnelle le jour J et recadrer les débats si nécessaire.

Bâtir une trame d’entretien RH

L’humain est au cœur d’un entretien sensible RH. Face à la mise en cause de son avenir professionnel, le salarié peut exprimer de la colère, de la tristesse, de la rancœur, de l’angoisse, du déni. Il peut aussi se murer dans le silence.

Disposer d’une trame d’entretien spécifique et structurée offre au professionnel RH des repères dans la conduite de l’entretien. Elle l’aide à introduire le dialogue, savoir quand le conclure, ne pas oublier de points clés dans l’argumentation et recentrer calmement les échanges si nécessaire.

Maîtriser les motifs du licenciement

Aborder l’entretien sensible RH en ayant la connaissance parfaite du dossier est une évidence. Pour savoir rebondir et réagir face aux possibles objections du salarié, le professionnel RH doit maîtriser tous ses arguments.

La justification de la position de l’employeur doit être impartiale et reposer sur des faits concrets et objectifs.

Adopter la bonne posture lors de la conduite d’un entretien RH sensible

La réussite d’un entretien sensible RH repose aussi sur la posture du professionnel RH et sa maîtrise des bonnes techniques de communication verbales et non verbales.

Utiliser l’écoute active

L’entretien préalable est une occasion offerte au salarié d’exprimer son point de vue.

Technique de communication reconnue, l’écoute active aide à encourager la parole. Elle repose sur plusieurs principes : le non jugement, la non-directivité et la reformulation. Le professionnel RH doit savoir faire preuve de patience et d’empathie, tout en conservant la bonne distance professionnelle.

Une bonne écoute active évite les mauvaises interprétations et prévient les conflits.

Être assertif

Le professionnel RH doit exposer les faits avec clarté et objectivité, sans agressivité. Il ne doit pas chercher à manipuler ni à dominer le salarié.

Son comportement et ses paroles doivent créer les conditions d’un dialogue équilibré et juste. Mener un entretien sensible RH est un exercice d’équilibriste entre bienveillance, respect et affirmation de soi.

Gérer ses émotions

De nombreuses émotions sont susceptibles d’émerger lors des entretiens sensibles RH. Face à un salarié en colère, sur la défensive, manipulateur ou en pleurs, le professionnel RH doit résister à ses propres émotions. Il peut aussi devenir la cible du salarié et prendre de face toutes ses critiques et rancœurs.

Toutes ces situations émotionnelles délicates sont à anticiper et peuvent être travaillées avec des mises en simulation préalables.

Les entretiens sensibles RH peuvent bouleverser aussi bien le salarié que le professionnel RH mal préparé. La formation et les jeux de rôle aident à maîtriser les bonnes pratiques et gérer les situations et personnalités difficiles.

Pour aller plus loin, découvrez la formation Entretiens sensibles RH : comment les mener efficacement.