A compter du 1er janvier 2017, plus besoin du consentement du salarié pour dématérialiser les bulletins de paie. L'employeur pourra lui remettre un bulletin sous format électronique, sauf opposition de sa part. Un décret du 16 décembre vient de préciser les conditions d'information de ce droit à opposition et fixe la durée de conservation des bulletins.
Informer les salariés un mois avant la première émission du bulletin de paie électronique
L'employeur qui souhaite mettre en place le bulletin de paie électronique doit informer ses salariés de leur droit d'opposition à cette dématérialisation, par tout moyen permettant de conférer date certaine, un mois avant la première émission du bulletin.
Remarque : en cas d'embauche, c'est lors de son embauche que le salarié doit en être informé.
Le salarié n'a aucun délai pour répondre : il peut faire part de son opposition à tout moment (donc y compris après la première remise du bulletin électronique), par tout moyen conférant date certaine.
En cas d'opposition, l'employeur doit faire droit à cette demande dans les meilleurs délais et, au plus tard, dans les 3 mois suivant la notification de l'opposition.
Garantir aux salariés la disponibilité des bulletins de paie durant 50 ans ou jusqu'à leurs 75 ans
Outre l'intégrité et la confidentialité des données, l'employeur doit garantir la conservation des bulletins électroniques pendant une certaine période que le décret vient de préciser.
Concrètement, l'employeur a le choix entre :
- conserver les bulletins de paie pendant 50 ans ;
- les conserver jusqu'à ce que le salarié ait atteint l'âge mentionné au dernier alinéa de l'article L. 1237-5 du code du travail (69 ans) augmenté de 6 ans, soit 75 ans.
Les salariés doivent pouvoir récupérer à tout moment l'intégralité des bulletins de paie dématérialisés, sans manipulation complexe ou répétitive, et dans un format électronique structuré et couramment utilisé.
L'employeur doit informer ses salariés 3 mois avant la fermeture du service de mise à disposition des bulletins électroniques, pour leur permettre de récupérer les données stockées. Cette obligation doit être respectée que le service soit géré par un prestataire extérieur à l'entreprise ou en interne.
Remarque : a priori, ces obligations s'appliqueraient également aux entreprises qui ont d'ores et déjà opté pour la dématérialisation des bulletins de paie. Le décret ne le précise pas explicitement ; il prévoit que ses dispositions entrent en vigueur à compter du 1er janvier prochain. Une confirmation des pouvoirs publics serait bienvenue.
S'assurer de l'accessibilité des bulletins via le service en ligne associé au CPA
Les bulletins de paie électronique devront être accessibles via la plateforme de service en ligne prévue par l'article L. 5151-6 du code du travail dans le cadre du compte personnel d'activité (CPA). C'est à l'employeur ou au prestataire de service de garantir au salarié cette accessibilité.
Attention : les bulletins de paie ne sont pas stockés sur le CPA, ils y sont seulement affichés si le salarié en fait la demande.
Par Jean-Baptiste Davoine, Dictionnaire permanent Social des Editions Législatives
Partenaire d’ELEGIA Formation
D. n° 2016-1762, 16 déc. 2016 : JO, 18 déc.
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