La gestion back office est une mission peu connue du grand public. Pourtant, elle est essentielle à la bonne marche des établissements bancaires et financiers. Avec un rôle intermédiaire entre le chargé de clientèle, le gestionnaire de patrimoine et l'action commerciale, le gestionnaire back office assure la mise en place des opérations comptables, administratives et financières. Il est employé dans une banque, une assurance, et plus rarement dans une société d'investissement ou un cabinet de conseil. Lefebvre Dalloz Compétences vous invite à découvrir les enjeux et les compétences liés au métier de manager back office.
Ce qu'il faut retenir
- Validation et traitement : Le gestionnaire back-office assure la mise en œuvre opérationnelle (enregistrement, suivi administratif, comptabilité) des transactions initiées par les commerciaux, qu'il s'agisse de crédits, d'ordres de bourse ou de gestion de titres.
- Contrôle et conformité : Il joue un rôle clé de sécurisation en vérifiant la légalité des opérations, en assurant le respect des procédures réglementaires et en réalisant les déclarations obligatoires auprès des autorités de tutelle.
- Gestion des risques : En surveillant la fiabilité des données et en gérant les litiges ou réclamations complexes, il anticipe les dysfonctionnements pour protéger la réputation et les intérêts financiers de l'établissement.
Définition de la gestion des activités back office
En anglais, le "back office" est à l'origine l'arrière-boutique d'un magasin. Très utilisé en informatique, ce terme désigne, dans le milieu de la banque et de l’assurance, les fonctions de gestion et de contrôle qui sont invisibles de la clientèle, mais indispensables. Le back office inclut l'ensemble des tâches administratives et comptables qui soutiennent les activités du front office, c'est-à-dire de la partie de l'entreprise qui est en contact direct avec la clientèle.
L'opérateur back office prend en charge le traitement des opérations bancaires, la gestion du patrimoine, le suivi des dossiers clients, la conformité des mouvements financiers avec les procédures administratives et fiscales, ainsi que le suivi comptable des opérations financières.
Le rôle du gestionnaire back office en banque et assurance
Pour exercer comme employé en back office, il faut avoir un profil polyvalent mais aussi rigoureux, afin de mener à bien des missions très variées au sein de son établissement. La moindre erreur peut avoir de lourdes conséquences.
Le traitement des opérations bancaires
La gestion back office comprend le traitement et le suivi des demandes de prêt et des opérations en bourse (ordre de transaction, vente de titres...) et des financements d'actifs. Le professionnel s'assure de leur conformité avec les procédures et réglementations en vigueur.
La gestion des dossiers clients
Il est responsable du suivi d'un portefeuille de clients. Ainsi, il vérifie l'exactitude des informations transmises, met à jour les données, assure la tenue des comptes et le suivi administratif des dossiers de succession à l'aide de tableaux de bord et d'outils financiers.
Les relations avec la clientèle
Dans le cadre du suivi des opérations financières, le gestionnaire back office peut être amené à assurer le traitement des réclamations des clients, ainsi que la gestion des contentieux. En cas de litige ou de difficulté, le gestionnaire back office intervient pour résoudre les situations d'urgence et préserver la réputation de l'entreprise.
La conformité des mouvements financiers
Il déploie une stratégie financière et vérifie la légalité des opérations au regard des réglementations française, européenne et internationale. Il effectue les déclarations obligatoires et les procédures de recouvrement dans le cadre de la livraison des produits financiers. Pour ces missions, la maîtrise de l'anglais est vivement conseillée, pour interagir facilement avec les clients étrangers et les filiales internationales.
Les déclarations légales
Le gestionnaire back office prépare et soumet les déclarations légales auprès des autorités financières, notamment de la Banque de France et du Trésor Public.
Les enjeux de la gestion back office
La gestion back office revêt une importance capitale pour les établissements bancaires et financiers, en raison des enjeux qu'elle couvre.
Le respect des procédures et du droit
La gestion back office s'assure de la conformité des opérations aux procédures établies et aux réglementations en vigueur. Cette mission garantit le respect de la légalité et limite les risques de sanctions ou de litiges.
La fiabilité des chiffres
Grâce aux actions quotidiennes du back office, la direction de l'établissement peut prendre ses décisions sur la base de données fiables et transparentes. Cela concourt à la définition de la stratégie et au bon déroulement de toutes les opérations.
La gestion et l'anticipation des risques
Le gestionnaire back office détecte les dysfonctionnements potentiels et propose des solutions correctives rapidement, en lien avec les équipes du front et du middle office.
Les compétences d'un responsable / employé back office
Ce métier exigeant demande des connaissances théoriques, mais aussi des compétences techniques et des soft skills.
Utiliser les outils informatiques
C'est une compétence de plus en plus importante, du fait de la digitalisation grandissante de la relation client au sein des banques et des assurances. Le gestionnaire back office manipule au quotidien des systèmes d'information, des outils informatiques et bureautiques, ainsi que des logiciels spécifiques liés au traitement des opérations bancaires, assurantielles et comptables.
Travailler en équipe et faire l'interface avec le service client
La capacité à travailler en équipe est précieuse, car le gestionnaire back office collabore étroitement avec d'autres professionnels, notamment le front office et le middle office. Il est donc important d'avoir de bonnes qualités relationnelles.
Connaître les marchés financiers
Une compréhension approfondie des marchés financiers est nécessaire pour interpréter correctement les opérations financières et définir une stratégie efficace.
Maîtriser la gestion de projet
La rigueur et la précision sont indispensables pour garantir l'exactitude des opérations et des données comptables. Le gestionnaire back office doit également faire preuve de réactivité pour résoudre rapidement les problèmes. Il assure la conduite des dossiers qui lui sont confiés, respecte le calendrier et le budget et coordonne son action avec celles de ses collègues.
La gestion back office est au coeur des activités bancaires et assurantielles, au même titre que les contrats d'assurance, l'asset management (gestion d'actifs) et le risk management (gestion des risques). Lefebvre Dalloz Compétences accompagne votre montée en compétences avec ses formations continues dans le secteur de la banque et de l'assurance, telle que la Formation Marchés financiers : les fondamentaux. Contactez-nous pour en savoir plus.
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