La facturation électronique, un passage obligé qui fait beaucoup parler de lui, alors même que son application est reportée ! Il n’y a qu’à chercher du côté des enjeux en matière de TVA et de l’impact sur le quotidien des entreprises pour comprendre l’importance d’anticiper son application.
Faisons le point !
La facturation électronique avant réforme
Actuellement, les entreprises peuvent émettre et recevoir des factures électroniques qui doivent répondre à certaines spécificités légales et fonctionnelles. Ces factures peuvent être classées en deux grandes catégories : les factures matérialisées par un document et celles présentées sous forme de données structurées.
Ces factures peuvent être subdivisées en deux sous-catégories : celles nécessitant une piste d'audit fiable et celles qui en sont exemptées.
Factures électroniques nécessitant une Piste d'Audit Fiable (PAF)
Ces factures sont généralement établies sous format électronique (souvent un PDF) accompagnées d'une piste d'audit fiable. Ce document est essentiel pour conférer à la facture électronique un caractère original permettant au destinataire de récupérer la TVA. Il est important de noter que la numérisation d'une facture générée sous format papier ne confère pas à la facture numérisée (« scannée ») le caractère de facture d'origine.
Factures électroniques exemptées de PAF
Ces factures sont signées à l'aide d'une signature électronique reposant sur un certificat électronique répondant a minima au protocole RGS 2 étoiles. Une fois émises, ces factures tiennent lieu de factures d'origine pour l'application du droit à déduction.
Factures électroniques sous forme de données de facturation (« dématérialisées »)
Ces factures se présentent sous la forme d'un message structuré, souvent codé, non directement lisible, qui peut être traité automatiquement par des ordinateurs distants. Ce mode de facturation offre un traitement automatisé des données de facturation, réduisant ainsi les coûts et les risques d'erreurs associés au traitement manuel des informations. Cela nécessite toutefois de recourir à un système de télétransmission spécifique.
La facturation électronique après la réforme
Le nouveau format de facturation électronique
Avec l'entrée en vigueur de la réforme, de nouvelles modalités de facturation électronique sont prévues. L’émission de factures sous format PDF, telles qu’elles existent aujourd’hui, ne sera pas suffisante pour répondre aux nouvelles exigences.
Les factures au format EDI pourront continuer d'être observées, certes, mais les entreprises auront l’obligation de contracter avec une plateforme de dématérialisation partenaire pour se mettre en conformité (notamment en cas de recours au format D 96 A).
Une autre solution sort du lot, il s’agit du format Factur'X. Cette solution a été développée conjointement par la France et l'Allemagne, et devrait se développer de manière exponentielle. Elle se présente sous la forme d'une facture en format PDF (visible aux humains) qui embarque un fichier XML (interprétable par machine) permettant un traitement automatisé des données de facturation.
D'autres formats, tels que UBL ou CII, qui privilégient également les données de facturation, seront également possibles.
Le choix du format dépendra de considérations très hétérogènes (fonctionnelles, techniques, matérielles) d’où l’importance de s’équiper en connaissance de cause. Il s’agira d’une véritable décision de gestion avec une incidence particulière en termes de temps à consacrer par les entreprises et donc une charge supplémentaire.
Les avantages à retirer de la réforme de la facturation électronique
Une fois mise en place, la facturation électronique post réforme va offrir des avantages non négligeables aux entreprises. Elle devrait permettre une réduction significative des coûts de traitement des factures, une diminution des erreurs de facturation et une amélioration de l'efficacité opérationnelle. De plus, elle devrait faciliter la conformité fiscale et réglementaire en fournissant une piste d'audit claire et fiable.
L'enjeu est donc de tirer profit de cette obligation réglementaire en choisissant une organisation et des outils qui amélioreront substantiellement la gestion de la facturation.
Réduction des coûts
La facturation électronique permettra de réduire les coûts associés à la production, à l'envoi et au stockage des factures papier. De plus, elle permet d'économiser du temps en automatisant le processus de facturation, ce qui libère du temps pour se concentrer sur des tâches plus stratégiques.
Diminution des erreurs
La facturation électronique réduira le risque d'erreurs de facturation en éliminant la nécessité de saisir manuellement les données de facturation. Cela permet d'éviter les erreurs de saisie et d'assurer l'exactitude des factures.
Amélioration de l'efficacité opérationnelle
La facturation électronique améliorera l'efficacité opérationnelle en simplifiant le processus de facturation. Elle permettra une transmission rapide et sécurisée des factures, ce qui accélèrera le processus de paiement et améliorera la gestion de trésorerie.
Conformité fiscale et réglementaire
La facturation électronique facilitera la conformité fiscale et réglementaire en fournissant une piste d'audit claire et fiable. Elle permet de conserver facilement les factures pendant la durée requise par la loi et de les récupérer rapidement en cas de contrôle fiscal.
Conclusion
La facturation électronique est une évolution inévitable dans le monde des affaires. Avec le report de l’entrée en vigueur de la réforme, les entreprises peuvent anticiper l’introduction des nouvelles modalités de facturation électronique dans leur fonctionnement interne.
Bien que cela puisse sembler complexe et et soit source de dépenses supplémentaires, les avantages en termes de coûts, d'efficacité et de conformité ne sont pas négligeables.
Il est donc essentiel pour les entreprises de comprendre les différentes acceptions de la facturation électronique et de se préparer à cette transition.
Rémi Gouyet, Avocat Associé de la société d'avocats E-TAX
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