Financement de la formation : le mode d’emploi pour optimiser votre budget formation

La formation professionnelle est un enjeu crucial pour les entreprises qui souhaitent assurer la montée en compétences de leurs salariés et garantir leur performance sur le long terme. Toutefois, la question de l'optimisation du budget formation reste souvent un défi pour les employeurs, qui doivent trouver le bon équilibre entre les coûts de formation et les résultats attendus. Dans cet article, nous explorons les différentes stratégies et approches pour vous permettre de piloter et d’optimiser votre budget formation.

La formation professionnelle est parfois perçue comme une dépense par les entreprises. Or, elle peut être un véritable investissement sur le long terme, et ce pour plusieurs raisons. Premièrement, la formation permet d’assurer la montée en compétences des collaborateurs et donc de garantir leur employabilité malgré le phénomène d’obsolescence des compétences qui inquiète les employeurs. En effet, alors que la durée de vie d’une compétence technique était de 30 ans en 1987, elle ne dépasserait pas les 18 mois aujourd’hui, selon l’OCDE. De plus, former les salariés favorise la mobilité interne. Dans ce contexte de recrutement difficile, former un collaborateur déjà présent dans l’entreprise à un nouveau poste peut s’avérer plus prudent que de recruter un candidat qui pourrait ne pas correspondre aux missions ou à la culture d’entreprise. Enfin, la formation est un véritable levier de fidélisation des talents et permet d’assurer les transformations. 

Quelques chiffres sur le financement de la formation professionnelle

En France, la loi impose aux entreprises de consacrer au moins 1% de leur masse salariale à la formation professionnelle continue des collaborateurs. Ce dispositif, instauré en 1971, vise à favoriser l'employabilité des salariés, la compétitivité des entreprises et la croissance économique. En 2020, ce sont ainsi près de 18,5 milliards d'euros qui ont été investis dans la formation professionnelle en France, selon les chiffres de la Dares (Direction de l'animation de la recherche, des études et des statistiques).

Au-delà de cette obligation légale, la formation continue constitue un enjeu stratégique pour les entreprises, qui doivent s'adapter en permanence aux évolutions technologiques, économiques et sociales. Selon une étude réalisée par le Céreq (Centre d'études et de recherches sur les qualifications) en 2019, 70% des entreprises françaises considèrent la formation comme un facteur clé de compétitivité.

Analyser et connaître son budget formation

Même si un budget prévisionnel est souvent alloué à la formation, c’est la construction du plan de développement des compétences qui permet au service formation de déterminer le budget requis. Ce plan est divisé en deux grandes parties : 

• les formations dites “obligatoires” : formations réglementaires, au moins une action de formation tous les 6 ans pour chaque collaborateur, formations d’adaptation au poste de travail, etc. ; 
• les autres formations dites “non obligatoires” : formations répondant à la stratégie et aux projets de l’entreprise, formations pour évoluer professionnellement, etc. 

Afin d’optimiser le budget formation dès l’étape de construction du plan de développement des compétences, le responsable formation peut rattacher certaines formations entre elles pour réduire les coûts. Par exemple, la formation obligatoire tous les 6 ans pour chaque collaborateur peut être reliée à la formation d’adaptation au poste de travail. A noter également que certaines formations obligatoires sont prises en charge par les OPCO. 

Au niveau du financement des formations, on distingue trois types d’approches : 

• le financement employeur : c’est-à-dire la somme que l’entreprise alloue au développement des compétences ; 
• le financement “extérieur” : soit les différents dispositifs de formation, OPCO, organismes de transitions pro, CPF, etc. ; 
• le financement salarié : une somme versée par le salarié pour participer au financement de sa formation.

Quels dispositifs de financement choisir pour optimiser le budget formation en entreprise ? 

Les dispositifs de financement de la formation sont nombreux. Pour être certain que la formation choisie corresponde parfaitement au collaborateur, il est nécessaire de connaître son projet professionnel. Les dispositifs de formation seront différents selon le projet : intégration (dans l’emploi et dans l’entreprise), qualifications, évolutions professionnelles, etc.  

Créez un réseau de formateurs interne avec l’AFEST 

L’AFEST, ou action de formation en situation de travail, consiste à s’appuyer sur les ressources humaines internes à l’entreprise pour créer un réseau de formateurs. Parmi les nombreux avantages de cette approche, un en particulier permet de réduire les coûts : ne pas faire appel à des formateurs externes. Avec l’AFEST, l’entreprise tire profit des compétences déjà présentes dans l’entreprise, en permettant à certains collaborateurs de se positionner en tant que “tuteurs” pour transmettre leurs connaissances aux autres. Si le retour sur investissement est rapide, cette méthode permet également de favoriser l’esprit d’équipe et la collaboration entre les salariés. 

Misez sur l’apprentissage

Si les contrats d’apprentissage sont réputés pour faciliter l’intégration des apprenants dans l’entreprise en vue d'une qualification, leur usage pour favoriser l’évolution professionnelle est moins connu et pourtant, très avantageux sur le plan financier. En effet, le contrat d’apprentissage peut être mobilisé pour des salariés internes à l’entreprise de moins de 30 ans. Dans ce cas, le contrat de travail du salarié concerné est suspendu au profit d’un contrat d’apprentissage qu’il suivra tout en conservant ses avantages sociaux (salaire, mutuelle, etc.) Une solution aussi rentable pour l’entreprise, puisque des aides financières et des exonérations existent pour soutenir les entreprises dans ce sens. 

Tirez parti des avantages de la formation digitale

Lorsque l’on envoie des collaborateurs en formation, notamment présentielle, il n’y a pas que le prix de cette dernière à prendre en compte. Les frais de déplacements, de location de salle ou encore d’hébergement, si la formation se déroule sur plusieurs jours, peuvent vite faire monter l’addition. Le distanciel présente l’avantage d’annuler ces coûts annexes, puisque le salarié accède à sa formation depuis un simple ordinateur. 

Toutefois, le 100 % en ligne peut faire peur, quand il s’agit de formation : l’apprenant peut vite se sentir isolé et de ce fait, abandonner plus facilement. En revanche, opter pour une approche hybride de la formation, en alternant entre présentiel et distanciel selon les objectifs pédagogiques, peut être une solution pour réduire certains coûts tout en favorisant l’engagement des salariés. 

Cofinancez des formations grâce au CPF 

Le compte professionnel de formation se transforme afin de faciliter la coconstruction des projets de formation entre le salarié et l’employeur. Pour rappel, chaque année, le CPF est crédité d’une certaine somme, selon le temps de travail des salariés, afin de leur permettre de se former tout au long de leur vie professionnelle. L’un des moyens d’optimiser le budget formation est de co-construire des projets de formation avec le salarié via son CPF. Par exemple, l’entreprise peut proposer au salarié de suivre sa formation sur son temps de travail, ce qui n’est pas le cas habituellement, s’il accepte de la financer grâce à son compte. Une autre solution peut être le cofinancement par le salarié avec un abondement de l’employeur. Quoi qu’il en soit, l’important est de trouver un arrangement qui convient aux deux parties.