Podcast CULTURE SOFT – Lecture et rédaction de documents : cap sur la confiance en soi et l’entraînement (épisode 5)

Après le travail au contact du public, place à des activités dont on peut douter, au premier abord, qu’elles constituent une situation de travail. Pourtant, le document de travail de France Stratégie & Pôle Emploi, « Situations de travail, compétences transversales et mobilité entre les métiers » les reconnaît comme telles ! La lecture et la rédaction de documents structurent en effet de nombreux métiers. Et les compétences cognitives alors mises en jeu, les bonnes pratiques adoptées, servent de tremplins pour évoluer professionnellement ou se repositionner.   

La lecture et la rédaction de documents, une situation de travail qu’on oublie ! 

Si vous êtes professionnel de l’information ou de la communication, ou bien enseignant, vous ne remarquez plus cette situation de travail… Idem si vous êtes technicien, ou policier : eh oui, c’est éclectique ! Si vous êtes médecin également, malgré la stigmatisation – corroborée, ou non ? - dont cette profession fait l’objet en matière de lisibilité des écrits.   

Plus sérieusement, le niveau attendu en lecture, compréhension et rédaction de documents, varie selon les professions observées. La dextérité orthographique et rédactionnelle n’est pas la même selon que l’on doive produire une communication stratégique pour l’entreprise, par exemple, ou un bref document commercial basé sur un modèle-type. 

Par ailleurs, la lecture et la rédaction de documents sont généralement associées à l’utilisation d’outils informatiques. Or, dans un monde du travail de plus en plus dématérialisé où la communication se joue tout autant à l’écrit qu’à l’oral, l’illectronisme constitue un grave facteur d’exclusion. Tout comme un déficit de maîtrise en lecture ou rédaction de documents. Sachant qu’il est délicat, pour les personnes concernées, de « faire part » de lacunes de ce type. Pourtant, moyennant un accompagnement adapté, les progrès peuvent être rapides ! 

Quoi qu’il en soit, un déficit même minime peut « compliquer » la vie professionnelle de façon significative – et altérer les performances.   

Un sondage Ipsos pour le Projet Voltaire révèle l’inquiétude des entreprises en la matière

En effet, dans cette enquête réalisée en 2021, plus de 3 entreprises françaises sur 4 déclarent que leurs collaborateurs rencontrent des difficultés d’expression écrite ou orale. Cela impacte leur efficacité professionnelle et leur productivité, avec des conséquences jusque dans la performance financière des organisations ! Ainsi, pour les répondants, une mauvaise maîtrise de la langue française écorne l’image de l’entreprise auprès de ses clients ou partenaires. Par ailleurs, des lacunes dans la lecture, la compréhension ou la rédaction de documents peuvent nuire à une promotion : plus de 4 employeurs sur 5 en témoignent dans ce sondage. 

Quelles sont les clés pour progresser en lecture et rédaction de documents ?

Prenons deux cas de figure : 1) vous êtes manager et détectez ce type de lacunes chez l’un de vos collaborateurs ; 2) vous êtes vous-même gêné par un déficit de maîtrise en lecture, compréhension ou rédaction de documents. 

Dans la première hypothèse, il est important que vous en fassiez part à votre collaborateur lors d’un échange individuel – pour que ce ne soit pas vécu comme une stigmatisation. À l’inverse, votre objectif est d’aider cette personne à surmonter ses difficultés, pour qu’elle puisse travailler plus sereinement. Il existe des parcours de formation, des modules de coaching, très efficaces pour retrouver confiance en soi. Car les lacunes orthographiques ou grammaticales sont souvent dues aux blocages survenus durant la période scolaire. Les accompagnements destinés aux adultes mettent donc l’accent sur une « restauration » de la confiance, avec des mises en situation et des contenus interactifs qui facilitent l’appropriation des notions visées.   

Dans la seconde configuration, vous allez passer vous-même à l’action ! Au lieu de mettre en œuvre des stratégies d’évitement (mails très brefs, communication orale plutôt qu’expression écrite), vous ferez part de vos difficultés à un tiers de confiance – collègue, RRH ou manager, si vous évoluez dans un environnement de travail bienveillant. Une simple remise à niveau pourra être suffisante, avec un rappel des « bonnes pratiques » essentielles. Si un parcours de formation s’avère mieux adapté, pas de panique sur le temps à y consacrer ! Un grand nombre d’organismes de formation proposent des formules souples, grâce au micro-learning notamment et aux visioconférences en cas de formation à distance.  

Spoil : dans cet épisode, il est aussi question de conseils à la clientèle dans le domaine bancaire. Et l’on vous révèle deux secrets… impossibles à partager ici ! Pour en savoir plus, une seule option : cliquez sur PLAY ☺