S’assurer du soutien visible de la Direction

Il est habituel de lire dans la presse spécialisée ou sur internet des déclarations du type « les facteurs de succès des projets tournent autour de 4 ou 5 volets : 

• L'implication des utilisateurs
• Le soutien des responsables
• Des objectifs clairs
• Un Chef de projet expérimenté
• Le Jalonnement de projet

Le soutien de la Direction est toujours en très bonne place. On pourrait d’ailleurs préciser : « Le soutien visible de la Direction ».Car si, a priori, tous les projets sont soutenus par la Direction, le problème c’est quand personne ne le sait ni ne le voit…» .

En Tant que Directeur ou représentant de la direction : comment puis-je montrer mon soutien ?

Je soutiens les projets majeurs pour l’entreprise, mais je ne dois pas négliger les autres. Les Chefs de projets sont les acteurs centraux des projets de mon entreprise. Pour chacun d’entre eux, je me dois de répondre à ses attentes, et que je le fasse « publiquement » particulièrement :

• Que je sélectionne les projets ou que je prenne des positions/arbitrages sur la priorisation des projets entre eux en les affichant clairement et en les argumentant (critères/enjeux/lien avec les objectifs stratégiques de l’entreprise…/risques).
• Que je participe à la rédaction de sa lettre de mission et que je la co-signe.
• Que je sois acteur de la réunion de lancement du projet pour replacer le projet dans le contexte global de l’entreprise.
• Que je participe aux principales instances de pilotage ou que je me fasse représenter par une personne clairement identifiée (un sponsor?). Que je sois en copie des comptes-rendus de revue de projet.
• Que je réponde de façon réactive à ses sollicitations sur la mise à disposition de ressources par exemple.

En tant que chef de projet : Comment demander/obtenir le soutien visible de ma direction ?

Qu’attendent-ils de mon projet :

• Qu’il contribue aux objectifs de l’entreprise → je dois donc bien présenter les enjeux et les gains attendus en termes d’image (innovation, expertise…), de satisfaction Client, de rentabilité, de changement (mode de fonctionnement, culture, responsabilisation des acteur),
• Qu’il soit maitrisé→ je dois les informer sur les risques identifiés et la façon d’y répondre, je dois aussi leur faire un reporting régulier (transparence, concision, bonne info au bon moment)
• Qu’il soit source de motivation pour les équipes, qu’il crée du lien entre métiers….→ je dois considérer le projet dans son environnement et non comme un sujet isolé du reste de l’entreprise.

Comment démarrer correctement un projet ?

Ainsi quand votre direction vous confie un nouveau projet, ne foncez pas tête baissée sur le montage du planning. Posez-vous. Échangez avec les demandeurs : « Quelle est la raison d’être de leur demande ? Quels sont les gains qu’ils en attendent ? Pouvez-vous les chiffrer ? ». Évaluez les risques et l’impact de ces risques sur les chiffres ? N’échangez pas seulement sur les résultats: Indiquez aussi vos souhaits en termes de mode de fonctionnement, de reporting. C’est peut être évident, mais cela va toujours mieux en le disant. Si vous pensez avoir des soucis de légitimité, demandez la désignation officielle et publique d’un sponsor/parrain dès le démarrage du projet et recueillez ses recommandations.

En conclusion

Pour obtenir un soutien visible de la Direction, il faut échanger clairement avec ses représentants sur l’ensemble de ces points. Être clair sur vos attentes réciproques : chaque acteur doit se poser les questions (qu’est-ce que j’attends d’eux ? qu’attendent-ils de moi? qu’ont-ils à gagner ? qu’ont-ils à perdre ?) Certaines réponses ont été apportées ici mais chaque projet est unique et il est important d’échanger avec les parties concernées pour valider les réponses apportées.