Note de synthèse ou rapport professionnel : les secrets d’une rédaction qui impacte

À l’ère digitale, entre nouveaux modes de travail, « accélération du temps » et multiplication des projets, la note de synthèse et le rapport professionnel s’invitent dans la plupart des métiers. Par ailleurs, ils ne sont plus l’apanage des seuls assistants de direction ou proches collaborateurs des managers ! Dès lors, certains appuis méthodologiques gagnent à être connus de tous. Focus.

Quelles sont les spécificités d’une note de synthèse ?

Également appelée synthèse professionnelle, ce format écrit repose sur certains prérequis. Le cas échéant, l’exercice risque de s’avérer ardu ! Ces prérequis s’expriment sous forme de questions – à se poser avant d’engager la rédaction.

• Quel est l’objectif de la note de synthèse ?

Il peut s’agir de communiquer des informations, de contribuer à la résolution d’un problème ou d’aider à la prise de décision – entre autres.  

• À qui s’adresse-t-elle ?

L’idée est surtout de savoir si le destinataire de la note de synthèse connaît déjà le sujet (au moins en partie), ou s’il le découvre. Sa fonction dans l’entreprise a aussi de l’importance. De ces éléments dépendent en effet le langage à utiliser et le niveau de détails dans lequel entrer. 

• Une analyse préalable a-t-elle été réalisée en amont ?

La réponse à cette question sera probablement positive. En effet, une note de synthèse ne peut inclure d’analyse détaillée. Il convient néanmoins de s’en assurer pour, le cas échéant, ajouter des éléments de compréhension en annexe.  

Si la note de synthèse se veut brève, elle n’équivaut pas à un simple résumé. Elle consiste à mettre en exergue les idées principales d’un sujet donné, et à les structurer de façon claire et dynamique. L’étape de recherche de l’information s’avère clé : documents préalablement transmis en interne, notes prises lors d’événements spécifiques, ressources externes… Une fois ces éléments réunis, la phase de rédaction commence. Plusieurs modèles aident à identifier les informations essentielles : c’est le cas du C.Q.Q.C.O.Q.P - Comment, Quoi, Qui, Combien, Où, Quand, Pourquoi  - ou de l’étude des Faits / Opinions / Recommandations, entre autres[1].

Par ailleurs, comme tout écrit professionnel, une note de synthèse doit comporter des phrases courtes, au sein de paragraphes bien structurés. Des intertitres explicites, un vocabulaire accessible (sauf si le destinataire est expert du sujet), sont autant de clés pour rédiger une note de synthèse de qualité.  

Quelles règles s’appliquent à la rédaction d’un rapport professionnel ?

Commençons par les appuis méthodologiques partagés avec la note de synthèse :

• Il convient de connaître précisément les besoins et attentes du destinataire à l’égard du document écrit à produire.
• Si des informations préalables ont déjà été transmises, le rédacteur du rapport professionnel doit y avoir accès[2].
• Au niveau rédactionnel, le leitmotiv « court, clair et précis » s’applique également.
• Les indications complémentaires éventuellement requises pour bien comprendre le sujet doivent être consignées en annexe.

Le rapport professionnel a toutefois ses impératifs propres. Ainsi, contrairement à la note de synthèse qui présente les informations de façon neutre, le rapport professionnel implique une prise de position de la part de son rédacteur. Par ailleurs, si le rapport dépasse 3 pages, un sommaire doit y être inséré. Des tableaux ou graphiques l’illustreront utilement quand la thématique s’y prête.

De par sa dimension de document opérationnel, un rapport professionnel se doit d’être fluide et bien structuré, pour faciliter la réflexion qu’il va susciter. Son plan suit un schéma classique : constat factuel et objectif posé sur l’existant ; analyse et interprétation des faits ; recommandations argumentées et mise en perspective des moyens requis. 

L’esprit de synthèse constitue un formidable atout, à l’écrit comme à l’oral

Au-delà de la méthodologie relative à la rédaction d’une note de synthèse ou d’un rapport professionnel, nos capacités à synthétiser des informations et à les mettre en exergue jouent un rôle-clé dans l’expression orale. En effet, le temps de cerveau laissé disponible par nos différentes missions / activités / tâches et projets, s’est considérablement réduit par rapport à ce qu’ont connu nos aînés ! Résultat : une prise de parole « qui impacte » repose en grande partie sur l’esprit de synthèse de l’oratrice ou orateur. Sachant que cet esprit-là peut se développer !

Concrètement, il est possible de « s’entraîner » à partir de n’importe quel texte – article, compte-rendu, présentation détaillée d’un produit. L’idée est alors d’extraire de ces derniers une ou deux idées-phare, puis de les exprimer - à l’écrit et à l’oral - en mobilisant un nombre limité de mots. Fréquentes en entreprise, les présentations Powerpoint donnent l’occasion de pratiquer ce type d’exercice à un haut niveau : le principe d’une idée par slide s’applique en effet ! Au-delà de l’auto-entraînement auquel chacun peut procéder, il existe des formations efficaces pour faire de la synthèse un « art » - ou presque.