Synthétiser des informations pour gagner en efficacité professionnelle

Nous vivons à une époque où l’information pullule et où le temps se fait de plus en plus rare. Savoir synthétiser est donc devenu une compétence clé. Pourtant, tout le monde n’est pas naturellement doté d’un esprit synthétique. Toutefois, avec les bonnes techniques, il est tout à fait possible d’apprendre à faire court et percutant. Contrairement à une idée reçue, synthétiser ne signifie pas simplement résumer. Comme le souligne Élisabeth Rochefort, formatrice en efficacité professionnelle chez CSP DOCENDI : “Un résumé condense des informations, alors qu’une synthèse exige de choisir les éléments essentiels pour éclairer un sujet.” La différence est de taille. Une synthèse bien réalisée ne se contente ainsi pas de raccourcir un texte. Elle met plutôt en lumière l’essentiel afin de faciliter la compréhension, la prise de décision ou l’action. Voici donc quelques conseils pour maîtriser l’art de synthétiser des informations et gagner en efficacité professionnelle. 

Étape 1 : sélectionner l’information pertinente 

La première étape pour réussir à synthétiser, est d’apprendre à trier. Parmi le flot d'informations qui vous parvient, tout n’est pas bon à prendre. Les points essentiels sont souvent noyés dans un océan de détails peu utiles. Commencez donc par filtrer les données pour n’extraire que l’essentiel. 

Pour cela vous devez définir en amont votre objectif. Une synthèse ne sert pas à tout dire, elle sert à éclairer un point précis. Est-ce pour informer ? Aider à la prise de décision ? Orienter un choix stratégique ? Qui va lire cette synthèse ? … Sans objectif clair, impossible de distinguer l’indispensable de l’accessoire.

Après avoir posé votre objectif, vous pourrez, à l'aide d’une grille de lecture, déterminer ce qui a de l’importance pour votre besoin. Il vous suffira de noter les points clés permettant de répondre à votre objectif et de laisser de côté les détails qui ne vous intéressent pas pour le moment. 

Étape 2 : structurer sa pensée pour synthétiser 

Une fois que vous avez repéré l’essentiel de l’information, vous pouvez commencer à l’organiser de manière logique. Définir une structure claire vous permet de donner de la force aux données. Pour organiser les idées, et donc votre pensée, de manière logique, vous pouvez faire une liste, un schéma ou une carte mentale. Ces outils visuels vous aideront à structurer les idées principales et les idées connexes pour que vous puissiez les dérouler de façon logique. 

Vous pouvez également choisir un plan adapté à votre objectif. En effet, vos idées peuvent être structurées par ordre thématique, par ordre chronologique ou permettre de réaliser des comparaisons claires. Lors de votre présentation, pour donner de l’impact aux informations, vous avez aussi la possibilité de déterminer l’impact et le niveau d’effort nécessaire pour mettre en place une action ou une décision. Certaines idées nécessitent peu d'effort mais ont un fort impact, elles pourront être privilégiées par rapport aux idées nécessitant beaucoup d’effort mais qui produisent peu d'impact. 

Votre synthèse doit pouvoir guider votre interlocuteur et lui permettre de comprendre en quelques phrases ou quelques secondes, l'intérêt de telle information ou telle idée clé. 

Étape 3 : Adapter sa synthèse à ses lecteurs et à ses objectifs 

Votre synthèse doit avant tout parler à ceux qui la lisent. Pour la rédiger, il est donc important de vous mettre à la place du destinataire. Quel est son niveau d’expertise sur le sujet ? Quelles sont ses attentes immédiates ? De cette façon, vous pouvez choisir l'orientation de votre synthèse, mais aussi le niveau de détail à insérer et le type de vocabulaire à utiliser. Un décideur préfèrera certainement une synthèse qui va droit au but et donc les conclusions et les actions recommandées sont facilement identifiables. Une équipe technique aura quant à elle besoin davantage de données techniques et d'éléments de contexte.

Pensez également à sélectionner le format le plus percutant pour envoyer votre synthèse. Il dépendra principalement du contenu et du destinataire de la synthèse. Une note de synthèse courte pourra par exemple être diffusée dans un service pour que l'équipe prenne connaissance d’un nouveau process ou d’une information clé. La synthèse peut également être envoyée par mail à la hiérarchie afin de présenter les idées clés d’une réunion de brainstorming. Elle peut aussi être présentée à l’aide de schémas et de visuels à l’oral. Les formats sont adaptables en fonction du besoin et du public cible. 

Étape 4 : Rédiger de façon efficace et percutante 

Vous avez sélectionné les idées clés, vous les avez structurées, vous avez choisi le format de diffusion, vous pouvez désormais passer à la rédaction. La synthèse doit être claire, concise et engageante. Pour bien la rédiger voici quelques conseils : 

• Choisissez des phrases courtes
• Privilégiez les verbes d’action
• Bannissez les tournures complexes et le jargon inutile
• Optez pour une mise en page aérée
• Facilitez la lecture à l’aide de titres, tirets, bullet point, mots en gras…
• Insérer des visuels pour aider à la compréhension (schémas, graphiques…) 

Savoir synthétiser des informations est une compétence transversale qui est très recherchée dans de nombreux domaines professionnels. Elle apporte de la clarté dans un contexte où l’on est très vite submergé d’informations et de détails sans grande importance. Alors, découvrez nos formations Lefebvre Dalloz Compétences et boostez votre efficacité professionnelle !