Comment recadrer un collaborateur efficacement ?

Relâchement, absence, baisse de motivation ou problème de comportement : comment recadrer un collaborateur de manière efficace pour le réinscrire dans une dynamique d'entreprise ? Le recadrage n'est pas un exercice facile pour le manager. Découvrez tous nos conseils pour remettre vos collaborateurs sur les rails, tout en conservant de bonnes relations professionnelles.

Recadrage : comment mener votre entretien ?

Le recadrage comme on peut s’en douter nécessite d’avoir au préalable accepté soit une règle du jeu, soit un engagement, soit une méthode, bref d’avoir un cadre reconnu et accepté. C’est important car c’est par rapport à ce cadre accepté et reconnu, que le manager peut agir. L’objet de son propos sera de mettre en évidence l’écart entre ce qui est attendu et ce qui se produit, d’en décrire les conséquences et de fixer un nouvel engagement.

Fixer un cadre pour situer le problème

Le démarrage de l’entretien de recadrage consiste à établir un cadre, c’est à dire à situer le problème en question. Par exemple : « la question de la participation active aux réunions » et non pas « le problème des absences ». Puis le manager va décrire le plus objectivement possible les faits qui constituent cet écart. Le propos doit faire état d’éléments circonstanciés : quoi, comment, à quel moment, en présence de qui, etc. Il ne s’agit pas de dire « tu es toujours absent aux réunions » mais de dire à quelles réunions précises le collaborateur était absent après avoir validé qu’il n’avait pas de raison valable pour cela. Il y a rarement discussion sur ce point.

Décrire les conséquences de l'écart

Ensuite le manager peut décrire les conséquences de l’écart. Personne ne travaille seul et l’écart en question, l’absence aux réunions par exemple, a eu une conséquence, soit sur l’équipe soit sur telle personne, soit sur le client à cause de la qualité du délai ou mille autres raisons. Ce point est important car il relativise ou évite toute discussion du type « oui, tu as raison, mais ce n’est pas bien grave : on y arrive quand même ! »

Conclure le recadrage par un engagement

L’entretien de recadrage se conclut par un échange très bref pour que le collaborateur s’engage à nouveau à faire ce qu’il doit. Il s’agit de renouveler l’engagement qui est déjà le sien plutôt que de batailler pour un nouvel engagement. S’il n’accepte pas, ce qui peut arriver, alors on peut en quelque sorte remonter d’un cran en terme de responsabilité et de contrat explicite et voir en quoi ce refus cause un écart important par rapport à son poste ou à sa mission.

Quel mode de communication aborder lors du recadrage ?

Pour recadrer un collaborateur, le mode communicationnel utilisé par le manager est le mode affirmatif. La situation ne se prête pas du tout à la communication empathique qui risquerait ici d’amoindrir le propos voire de lui faire perdre toute pertinence. Le manager dans cette situation délivre un message qu’il a préparé auparavant. Il doit donc tant au niveau verbal que non verbal dégager calme et assurance dans son propos. C’est sans doute ainsi qu’il y aura le moins de discussions inutiles possibles.

Une chose enfin, le manager veillera à ne pas parler trop longuement. Plus il parlera, plus il diluera son propos et plus celui-ci sera inefficace. Donc suffisamment d’éléments pour être concret, compris et accepté ; et pas trop de paroles car, comme on dit, « vous êtes bon jusqu’à ce que vous en disiez trop ».

Comment recadrer un collaborateur de manière efficace ?

1. Situer la question abordée : par exemple la particpation en réunion ;
2. Illustrer par des faits : par exemple l'absence à la réunion du 14 septembre qui était destinée à atteindre un objectif ;
3. Décrire les conséquences : par exemple signaler que cette abscence a provoqué un effet préjudiciable au travail d'équipe ;
4. Conclure par un engagement : par exemple le fait de s'assurer de la présence du collaborateur à toutes les réunions futures.

Les choses à faire et à éviter lors d'un recadrage

4 conseils à suivre

• Se poser les bonnes questions : les faits sont-ils avérés, les ai-je constatés moi-même, leur répétition ou leur gravité est-elle suffisamment importante pour justifier un recadrage ?
• Être très assertif : sans hésitation, relax mais concentré ;
• Être bref : plus vous en dites moins vous êtes efficace ;
• Ne pas ouvrir le débat.

Les attitudes à éviter

• Se justifier, expliquer pour convaincre ;
• Demander à l’autre ce qu’il en pense ;
• Ne pas être attentif à ses réactions ;
• Ne pas fixer un engagement ferme à la fin du recadrage.

Recadrer un collaborateur : ce qu'il faut retenir

• Le recadrage porte toujours sur quelque chose qui fait l’objet d’un contrat explicite ou tacite (on ne peut recadrer que par rapport à un cadre...)
• Le recadrage porte sur des faits clairs, précis et vérifiables.
• Il ne comporte aucun jugement de valeur.
• Il ne concerne que l’aspect professionnel sauf exception (introduction par le collaborateur d’éléments privés indésirables).
• Pour être efficace, il intervient le plus rapidement après l’observation du comportement à changer ou à renforcer mais pas à chaud.
• Les éléments mis en évidence doivent pouvoir être modifiés ou changés par la personne elle- même (compétences, moyens, zone de responsabilités).
• La communication doit être, le plus possible, assertive.