5 conseils pour travailler efficacement avec ses prestataires

Pour gagner en productivité et compétitivité, certaines tâches nécessitent d’être externalisées. Mais qu’il s’agisse de déléguer des besognes chronophages ou de combler des besoins ou expertises spécifiques, travailler avec des prestataires demande des savoirs et compétences qu’il ne faut pas négliger. Voici quelques conseils essentiels.

Clés pour une Externalisation Réussie

Anticiper. Un cahier des charges doit être rédigé, comprenant les activités à réaliser, le budget alloué, le suivi, et les résultats attendus, afin d’apporter d’éventuels correctifs. Un dispositif contractuel solide permet aussi de formaliser les engagements et bien cadrer la mission.

Nommer un (seul) interlocuteur. Pour simplifier la communication et assurer l’interface entre les deux parties, un chef de projet ou un pilote doit être désigné. Idéalement de même pour le prestataire.

Soigner le démarrage d’une prestation. Une réunion de lancement permet de poser les bases et mettre à disposition de ses prestataires les ressources nécessaires.

Organiser un reporting régulier. S’il est primordial de faire des points pour vérifier l’état d’avancement de la mission dans ses différentes étapes, et voir si les indicateurs de performance sont atteints, ou adapter la prestation, des RDV réguliers permettent aussi de maintenir un bon niveau de motivation des prestataires.

Évaluer et clore la mission. Un retour d’expérience permet de statuer sur la performance et la qualité d’une mission et de voir ce qu’il est possible d’améliorer dans la relation. Il est également envisageable de prévoir dans les clauses – en amont – des pénalités et des bonus.

Enfin, il convient de cultiver des relations humaines car plus une collaboration ressemble à un partenariat (plutôt qu’à un achat de service), plus elle a des chances de porter ses fruits de manière efficace !