Formation Responsable d’un système de management intégré QSE - Parcours 8 jours

Préciser les objectifs et le champ d'application de sa veille réglementaire QSE

Identifier le processus de veille réglementaire QSE

• Processus de veille réglementaire dans l'entreprise : sélectionner les textes, informer sur la réglementation, mettre en oeuvre les actions, évaluer la conformité de l’entreprise

Sélectionner les textes applicables

• Structure du droit français et son articulation avec le droit européen pour les non-juristes
• Qu’est-ce qu’un code, un décret, un arrêté, un règlement, une norme, une directive ?
• Hiérarchie des textes
• Où trouver les textes ? sources officielles ou non
• Notion d'exhaustivité : qu'est-ce qu'une veille nécessaire et suffisante ?

Définir les finalités de sa veille réglementaire

• Rôles du chargé de veille réglementaire
• Distinguer les objectifs opérationnels en fonction du contexte de l'entreprise : taille, secteur d'activité, acteurs concernés

Construire son référentiel pour préparer l'évaluation de la conformité QSE de son entreprise

Définir la structure optimale de son référentiel

• Identifier les personnes dans l’entreprise chargées d'appliquer la réglementation
• Quels textes conserver et comment les suivre ? gérer les modifications
• Comment gérer le temps dédié à la veille ?

Évaluer la conformité réglementaire de l’entreprise

• Comment mettre en œuvre la démarche d'évaluation de la conformité dans l'entreprise ?
• Hiérarchiser les risques liés aux non-conformités identifiées et les actions associées
• Responsabilités en matière de QSE : qui met en œuvre les actions ?
• Rendre compte à la direction, planifier la mise en conformité

Utiliser son référentiel de veille réglementaire pour se maintenir à jour en QSE

Actualiser sa veille réglementaire

• Suivre les modifications des textes sélectionnés
• Identifier les nouveaux textes à intégrer

Intégrer les évolutions de sa structure

• Réévaluer la conformité et tenir compte des actions engagées
• Suivre les changements en interne : modification, ajout, suppression d'activités et de matériels
• Diffuser l'information réglementaire

Expliquer les enjeux et l'approche d'un système de management intégré

Citer les enjeux et intérêts des systèmes intégrés

• Enjeux économiques et humains
• Principe de précaution et prescriptions réglementaires ; responsabilités et délégations de pouvoirs
• Amélioration continue
• Intégrer la politique QSE dans son organisation

Décrire l'approche processus

• Cartographie et management des processus
• Définition d'un processus et différences entre processus et procédures

Anayser les exigences des référentiels et les principes communs

Examiner les exigences communes

• Présentation des normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
• Intégration de la structure des normes dite HLS (high level structure)
• Analyse du contexte de l'organisme, des enjeux et des parties intéressées
• Analyse des risques en partant de l'approche processus
• Approche PDCA de management et de maîtrise des processus
• Renforcement du lien de conformité
• Identification des risques/opportunités
• Notions de résultats, amélioration et efficacité, évaluation des performances
• Notion de leadership
• Communication en interne et externe

Mettre en pratique les exigences des référentiels

• Identifier les actions à mettre en oeuvre dans son organisation

Elaborer les grandes lignes d'un système de management intégré

Intégrer les systèmes de management (SMI, SMQSE)

• Principes et modalités de déploiement d’un SMI (système de management intégré)
• Lignes directrices pour l’intégration du management
• Bonnes pratiques et retour d’expériences, exemples de méthodes de mise en place par étape
• S’inscrire dans un système de reconnaissance : la certification

Utiliser les référentiels comme outils méthodologiques pour optimiser son SMI

• Amélioration continue des performances qualité, environnement et sécurité
• Adaptation aux ressources : une planification étalée dans le temps
• Implication de chacun par une approche transversale globale à l'entreprise
• Evolutions entre les différentes versions des référentiels

Elaborer un programme d'audit interne QSE en déroulant le processus d'audit étape par étape

Expliquer les enjeux de l'audit d'un SMI selon la norme ISO 19011

• Définition et objectifs d'un audit interne selon les normes ISO 9001, ISO 14001 et ISO 45001
• Rôles et responsabilités des acteurs
• Etapes de l'audit
• Planning d'audits : programmation et déclenchement de l'audit

Préparer l'audit

• Désignation des auditeurs : qui peut auditer quoi ?
• Détermination du périmètre et du champ d'audit : clauses communes QSE, clauses spécifiques à chaque référentiel
• Collecte et analyse des documents
• Préparation du plan d'audit
• Elaboration des documents d'aide à l'audit intégré et questionnaires spécifiques

Appliquer une méthode efficace pour réaliser un audit interne QSE

Réaliser l'audit interne QSE

• Animation de la réunion d'ouverture
• Répartition des tâches de l'audit
• Conduite des entretiens
• Identification des écarts
• Préparation et animation de la réunion de clôture

Adopter le comportement adéquat pour un audit efficace

• Bien communiquer sur son rôle et sa mission
• Développer sa capacité d'écoute
• Favoriser la coopération par ses attitudes
• Adapter son langage à ses interlocuteurs et savoir réagir face à des comportements de méfiance, diversions, rétention d'informations
• Prévenir et désamorcer les conflits potentiels

Rédiger le rapport d'audit interne QSE pour en faire un outil d'amélioration continue du système de management intégré

Rédiger le compte-rendu d'audit interne

• Les étapes de la rédaction
• Les points de vigilance du compte-rendu

Utiliser l'audit comme source d'amélioration continue

• Mesurer et formaliser les écarts
• Rapport d'audit : contenu, rédaction, enregistrement et diffusion
• Définition et planification des actions correctives
• Suivi de leur mise en œuvre
• Prendre du recul sur sa méthode d'audit : indicateurs, mesure de la satisfaction et exploitation des retours d'expériences

Choisir des outils de communication adaptés à la situation, aux interlocuteurs et à son système de management QSE

Repérer les exigences légales et les référentiels applicables en QSE

• Exigences légales en matière d'information
• Sensibilisation du personnel et communication : exigences des référentiels QSE
• AdaptatIon de son mode de communication aux partie prenantes
• Interlocuteurs : services internes, fournisseurs, autorités, services publics, plaintes de riverains et associations

Définir le périmètre du plan de communication

• Quels sont les messages à faire passer en fonction des acteurs ?
• Modes de communication

• Quand communiquer et à quelle fréquence ?

Etablir un plan de communication en interne et en externe

Mettre en œuvre des outils de communication interne

• Interlocuteurs internes : direction, managers, salariés, représentants du personnel
• Rédiger des newsletters, flashs QSE, livrets d'accueil
• Conduire des réunions terrain, établir des tableaux de bord
• Organiser des séminaires, jeux et challenges : dynamiser et fédérer les équipes
• Recueillir les suggestions
• Echanges informels
• Adaptation de sa communication à son interlocuteur
• Animation, sensibilisation, formation et implication des équipes

Communiquer en externe : adapter son discours et faire accepter l'activité de l'entreprise

• Interlocuteurs externes : autorités (DREAL, inspection du travail...), services publics (mairie, département, région, SDIS...), public (riverains, associations, écoles...), fournisseurs
• Créer ses outils de communication : articles de journaux, réunions de travail, visite de l'entreprise
• Savoir convaincre, rassurer et donner confiance

Évaluer l'efficacité des actions de communication

• Audits internes
• Suivi des résultats : indicateurs QSE

Expérimenter les spécificités de la communication en situation de gestion de crise QSE

Communiquer en situation d'urgence : gestion d'une crise QSE

• Organiser la communication en situation d'urgence
• Identifier et évaluer une situation de crise
• Anticiper les actions des parties prenantes : analyse des comportements, attentes des victimes, riverains, médias, associations et pouvoirs publics
• Identifier les stratégies de réponses envisageables en fonction du type de crise
• Manuel de crise et plan de continuité de l'entreprise

Mettre en œuvre sa communication pour gérer une crise QSE

• Mettre en œuvre sa communication de crise : constitution d'une cellule de crise, actions des parties prenantes
• Identification des actions clés et des conduites à tenir, élaboration des messages et outils de communication