Mieux gérer son temps quand tout est prioritaire

Entre deux réunions, vous recevez un mail urgent, puis un collègue frappe à votre porte avec une demande urgente, elle aussi… et à la fin de la journée, vous avez l’impression de n’avoir fait que courir après le temps sans jamais vraiment le rattraper. Manager, dirigeant, vous n’êtes pas seul dans cette situation. Beaucoup de professionnels vivent cette course effrénée contre le temps en permanence, avec à la clé, l’impression de ne jamais en faire assez. Mais quand tout semble prioritaire, comment faire pour mieux gérer son temps ? Vous pouvez par exemple suivre une formation en gestion du temps et des propriétés ! Voici quelques conseils pratiques pour commencer. 

Déconstruire le mythe du “tout est urgent” 

Durant vos journées de travail, vous l'expérimentez presque quotidiennement, vos journées sont fragmentées, on vous interrompt constamment, et vous faites même parfois face à des injonctions contradictoires. Tout semble urgent, mais est-ce vraiment le cas ?

Dans votre quotidien professionnel, vous êtes confronté à trois types d’urgence : 

• L’urgence réelle : celle qui a un impact immédiat et concret (un bug critique, une panne, une rupture de la chaîne de production, une crise client…). Ce type d’urgence doit être traitée au plus vite.
• L’urgence perçue : il s’agit de l’urgence qui vous semble pressante, mais qui pourrait souvent attendre un peu avant d’être traitée (un rapport que vous voulez rendre au plus vite alors que l'échéance n’arrive que dans trois jours, la mise en place de nouveaux process…).
• L’urgence imposée : c’est celle qui vient d’en haut et qui n’est pas toujours justifiée, mais qui peut fortement alourdir votre charge de travail. 

Pourquoi les organisations créent-elles tant d’urgence ? Cette course effrénée vient souvent d’une habitude qui n’est pas nécessairement remise en question. L'urgence donne souvent une illusion d'efficacité ou de travail bien fait. Lorsque cette habitude est ancrée dans le quotidien professionnel et que les collaborateurs et managers réussissent (souvent au prix d’un grand stress) à répondre à ces urgences, pourquoi changer de fonctionnement. Parfois, aussi, l’urgence vient simplement d’une mauvaise planification. 

Clarifier ce qui dépend vraiment de soi 

En cas d’urgence, vous pouvez commencer par vous demander si cela vient uniquement de vous. Bien souvent, vous vous rendrez compte que tout ne repose pas uniquement sur vos épaules. Pourtant, quand la pression se fait sentir, vous pouvez avoir tendance à vouloir tout contrôler. Pour y voir plus clair et déterminer là où vous pouvez agir et là où vous pouvez déléguer, essayez de diviser vos tâches urgentes en trois catégories : 

• Zone de contrôle : classez ici tout ce que vous pouvez faire seul, ce sur quoi vous avez entièrement la main (votre organisation personnelle, vos priorités du jour…).
• Zone d’influence : ce sur quoi vous pouvez avoir un impact, mais qui dépend aussi d’autres personnes (un projet en équipe, une décision à faire valider par des supérieurs…).
• Zone de contrainte : ce qui ne dépend pas de vous (une décision stratégique qui doit être prise plus haut, un délai imposé par un client, un événement imprévu…). 

Accepter que certaines priorités ne sont pas entre vos mains, vous permet déjà de gagner du temps (et de la sérénité d’esprit). Plutôt que de lutter contre ce que vous ne maîtrisez pas, concentrez-vous sur ce que vous pouvez régler. 

Prioriser par impact plutôt que par pression 

La règle du “qui crie le plus fort” ne devrait pas dicter vos priorités. Pourtant, c’est souvent ce qui arrive. Alors pour sortir de cette logique, vous pouvez suivre cette méthode pas à pas : 

1. Évaluez l’impact : quelle tâche aura le plus de conséquences positives si elle est faite ou négative si elle est repoussée à plus tard ? Cela vous donnera une première idée de ce qui est réellement urgent.
2. Estimez l’effort : avant de vous lancer dans la réalisation de cette tâche urgente, pensez aussi à vous demander : combien de temps et d’énergie cela demandera-t-il ? Qui seront les personnes impliquées ?
3. Classez : donnez ensuite une note de 1 à 5 pour chaque critère, et traitez d’abord ce qui a le meilleur ratio impact/effort. 

Exemple concret : 

D’un côté, un client important exprime son mécontentement et réclame une réponse immédiate (impact élevé, effort faible), de l’autre, l’organisation d’une journée de formation pour mettre à jour les compétences des équipes sur certains outils nécessite une réflexion et une organisation importantes (impact moyen, effort important). La première tâche pourra être traitée rapidement, la seconde planifiée sur plusieurs jours. 

Savoir dire non (sans culpabiliser) 

Savoir dire non est essentiel, pourtant, beaucoup de professionnels hésitent encore à le faire. Souvent par peur de décevoir, de passer pour quelqu’un de peu coopératif, ou simplement parce toute l'organisation est basée sur une logique d’urgence constante. Dire non permet pourtant de retrouver une organisation plus fluide. 

Voici quelques formulations pour poser vos limites de façon professionnelle : 

• “Je comprends l’importance de cette demande, mais je ne pourrai pas la traiter avant [date]. Est-ce que cela convient ?”
• “Pour que je puisse m’en occuper, il faudrait que je repousse [tâche X]. Qu’en penses-tu ?”
• “Je ne suis pas la bonne personne pour cette tâche, mais je peux te mettre en contact avec [collègue].” 

Quand refuser ? Quand reporter ? Quand renégocier ? 

Lorsque plusieurs tâches urgentes se télescopent, il faut nécessairement faire des choix pour éviter de se retrouver sous l’eau. Ces choix se résument à trois possibilités : 

• Refuser : si la tâche n’a pas de lien avec vos objectifs ou vos compétences ou que l’impact est très faible, vous pouvez choisir de refuser.
• Reporter : si elle est importante, mais pas urgente vous pouvez la programmer pour plus tard et ainsi retrouver du temps pour ce qui est vraiment important.
• Renégocier : si le délai ou les ressources allouées sont irréalistes vous pouvez prendre la décision de renégocier un délai afin de gagner quelques jours de plus pour travailler plus sereinement. 

Gérer son temps quand tout semble prioritaire, nécessite avant tout de retrouver une certaine clarté. Clarté face aux réelles urgences et à ce qui peut en réalité attendre. Clarté dans ses choix de refuser, reporter ou renégocier. Mais aussi clarté dans sa communication avec les autres. Exposer clairement les choses, essayer de trouver ensemble des solutions ou poser ses limites, tout cela nécessite de savoir communiquer efficacement. Des compétences qui se développent tout au long de la carrière, notamment grâce aux formations continues professionnelles proposées par Lefebvre Dalloz Compétences.