Maîtrisez les clefs pour réussir votre réunion

L’animation d’une réunion nécessite de maîtriser un certain nombre de clefs pour réussir ce rendez-vous et répondre aux besoins des participants. Prise de décision, clôture et rédaction d’un compte-rendu, mesure de l'efficacité, découvrez la méthode à adopter pour réussir votre réunion professionnelle.

3 clefs pour réussir votre réunion

Privilégiez la prise de décision collégiale

Pour réussir une réunion, chaque décision doit être prise collégialement.

Il est donc important de rechercher le consensus pour construire progressivement et collectivement la solution la plus adaptée.

L’animateur de la réunion doit impérativement éviter :

• L'acceptation passive
• La décision autoritaire
• La décision majoritaire
• La décision par compromis

Soignez au maximum la clôture de la réunion

Une clôture de la réunion soignée signifie qu’il n’y a plus rien à signaler et que tous les points ont été abordés et traités. Il est également important d’adresser vos remerciements aux participants et aux intervenants.

Vous devez ensuite faire un rappel précis des décisions prises, puis évoquer les suites à donner à la réunion

Rédigez un compte-rendu adapté au type de réunion

Un bon compte-rendu de réunion doit permettre à chaque participant de retrouver facilement l’information qu’il recherche. Il doit être exhaustif et rappeler point par point les thèmes abordés au cours de la séance. Mais il doit également être sélectif, pour ne garder que les éléments importants à retenir. Il doit enfin être centré sur les décisions prises au cours de la réunion.

Quels sont les principaux critères d’efficacité de la réunion ?

• Du point de vue de l’organisation : les actions qui découlent de la réunion produisent des résultats escomptés, tangibles et durables.
• Du point de vue des participants : ils prennent en main les responsabilités qui leur incombent et suivent effectivement les décisions prises.
• Du point de vue de l’animateur : il a pu aller au bout de ses ambitions, et ressort de sa réunion avec sa légitimité renforcée.

Ce qu’il faut retenir

Pour réussir une réunion, il est important de prendre en compte l’avis de chacun, en privilégiant la prise de décision collégiale. Un compte-rendu exhaustif et centré sur les décisions devra être adressé à chacun des participants. Et il faudra enfin être capable de mesurer les effets de la réunion du point de vue de l’organisation, des participants et de l’animateur.

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