Esprit de synthèse : savoir s’exprimer de façon concise et percutante, ça s’apprend !

Les interactions et le travail en mode projet rythment notre quotidien professionnel, tout comme les réunions visant à mobiliser l’intelligence collective[1]. Dès lors, les présentations se succèdent, concises de préférence. Car chaque participant a des disponibilités limitées, au niveau du temps tout court - ou du temps de cerveau disponible ! Comment faire preuve de clarté et de punch, et partager les idées essentielles à la compréhension d’un sujet ? Coup de projecteur sur l’esprit de synthèse, exercé à l’écrit comme à l’oral.  

Esprit de synthèse, es-tu là ?

Sommes-nous tous égaux en la matière ? Bien qu’insatisfaisante, la réponse s’avère négative. En effet, certaines personnes à l’approche très analytique vont mettre en exergue des détails qui leur semblent utiles à la bonne compréhension d’une problématique, sans réaliser qu’ils n’ont rien de déterminant. La rédaction d’une synthèse professionnelle – et sa présentation à l’oral - leur demandera de fournir un effort plus important que leurs collègues au regard plus systémique.   

Heureusement, il existe plusieurs grilles d’analyse permettant de sélectionner les informations et de distinguer les idées essentielles des éléments secondaires. Parmi elles :

• Le C.Q.Q.C.O.P.Q, qui permet de questionner le : Comment, Quoi, Qui, Combien, Où, Quand, Pourquoi ;
• L’approche Avantages / Inconvénients ;
• Une étude Faits / Opinions / Recommandations ;
• Une approche Forces / Faiblesses / Opportunités.

Car, en exerçant son esprit de synthèse, on ne se contente pas de résumer ! En effet, là où la synthèse requiert une analyse et une hiérarchisation des informations à partager, le résumé consiste uniquement à les condenser. Attention néanmoins à ne pas exercer son esprit de synthèse en menant une réflexion trop poussée et chronophage : le plus souvent, la véritable phase d’analyse a eu lieu en amont de la synthèse à rédiger. Celle à opérer au stade de la synthèse porte sur le niveau d’importance des différents éléments à disposition.      

Pour exercer son esprit de synthèse avec pertinence, il faut cerner l’enjeu de sa présentation – et tenir compte des destinataires

La sélection des informations que l’on vient de décrire ne peut être opérée qu’après avoir déterminé l’objectif de la synthèse écrite ou orale, qu’on s’apprête à réaliser. S’agit-il d’informer ? De faire adhérer ? D’inviter à l’action ? Selon, les leviers à mobiliser seront différents. Le profil de l’audience à laquelle la synthèse est destinée, doit aussi être évalué pour aiguiser son intérêt. Le ton et le langage peuvent être adaptés : ainsi, un public d’experts supportera des termes techniques, problématiques auprès d’une audience plus généraliste.

Quelles sont les bonnes pratiques à connaître, en termes de lisibilité ou d’expression orale ? 

Une synthèse professionnelle écrite doit occuper une page A4 environ, sa présentation à l’oral ne dépassant pas 3 minutes. Établir un plan permet de bien articuler les informations – et de les structurer. La règle du « court et clair » s’applique ici pleinement. Les anglicismes peu usités sont à éviter, ainsi que les acronymes non expliqués. Attention également aux signaux « agressifs » qui peuvent être envoyés : points d’exclamation, mots en majuscules… Un style dynamique et concret doit être privilégié. Quant aux titres et intertitres, on les rédige de façon explicite – pour « poser » ou interroger les sujets que l’on va évoquer.

En parallèle, à l’oral, l’esprit de synthèse requis pour la préparation de la présentation, est secondé par les bonnes pratiques de la communication. Prendre la parole en public crée souvent une certaine inquiétude… Pour ne pas perdre ses moyens, la connaissance des modérateurs de stress s’avère très utile. Plus encore : l’identification de ceux qui « fonctionnent » pour soi-même – des exercices de respiration par exemple. D’autres postures favorables vont aider à partager la synthèse que l’on a rédigée : se redresser physiquement, bien s’ancrer dans le sol, pratiquer la technique de « balayage » de l’auditoire tout en stabilisant son regard par moments – entre autres. Le ton que l’on adopte permet également de capter l’audience, en insistant sur des éléments clés.

Qui dit esprit de synthèse, dit Powerpoint ?

Si le fait d’exercer régulièrement son esprit de synthèse permet d’appréhender les présentations Powerpoint en confiance, il existe certains « principes » spécifiques à ce logiciel. Ainsi, chaque slide doit comporter une idée principale et ne pas contenir plus d’une trentaine de mots. Si certains passages peuvent être rédigés, il est préférable de procéder surtout par idées ou mots-clés. Il est également conseillé d’inclure un visuel dans chaque slide.

Faire preuve d’esprit de synthèse, à l’écrit comme à l’oral, est devenu indispensable. Bien que certains disposent de davantage de facilités que d’autres au départ, cette faculté repose avant tout sur des méthodes que l’on peut s’approprier. Et plus on exerce son esprit de synthèse, plus on le développe ! Jusqu’à en faire un art et à en jouer avec brio.