Des changements dans la procédure de contrôle Urssaf

Des modifications sont intervenues dans le déroulement des contrôles Urssaf, notamment concernant le délai de prévenance du contrôle, le contrôle sur documents dématérialisés ou le contrôle au sein des groupes. Elles apportent des garanties supplémentaires aux cotisants.

Délai légal de prévenance du contrôle

Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 14-4-2023, l’agent de contrôle doit adresser à l’entreprise contrôlée, au moins 30 jours (au lieu de 15 jours auparavant) avant la date de sa première visite, un avis de contrôle, par tout moyen prouvant sa réception (Décret 2023-262 du 12-4-2023 art. 1, 3°-a, JO du 13-4 ; CSS art. R 243-59, al. 1 et R 243- 59-9). L’avis de contrôle doit indiquer la date de la visite de l’agent de contrôle.

Rappel. L’agent de contrôle n’est pas tenu d’adresser cet avis en cas de contrôle pour travail dissimulé (CSS art. R243-59, al. 2).

La procédure d’investigations sur support dématérialisé à nouveau modifiée

Utilisation du matériel de l’agent de contrôle. À la suite de l’annulation par le Conseil d’État des dispositions de la charte du cotisant contrôlé sur les investigations de l’agent de contrôle sur support dématérialisé (CE 17-2-2023 n° 464155), le décret a réécrit l’article R 243-59-1 du CSS pour mettre les dispositions de la charte en conformité avec la réglementation.

Pour les contrôles engagés depuis le 14-4-2023, si les documents et données nécessaires à l’agent de l’Urssaf sont dématérialisés, les opérations de contrôle peuvent être réalisées par la mise en œuvre de traitements automatisés sur le matériel professionnel de l’agent (Décret 2023-262 du 12-4-2023 art. 1, 4°, JO du 13-4 ; CSS art. R 243-59-1, I).

Procédure à suivre. L’agent de contrôle doit informer l’entreprise contrôlée qu’il souhaite utiliser son matériel professionnel. À compter de cette information, l’entreprise a 15 jours pour refuser que l’agent utilise son matériel. Si, à l’issue des 15 jours, l’entreprise n’a pas refusé explicitement, l’agent peut alors utiliser son matériel professionnel. L’entreprise doit mettre à sa disposition les copies numériques des documents, des données et des traitements nécessaires sous forme de fichiers répondant aux formats informatiques indiqués par l’agent.

En cas de refus du cotisant. Si, dans le délai de 15 jours, l’entreprise refuse que l’agent utilise son matériel professionnel ou en cas d’impossibilité technique avérée de mise en œuvre d’un traitement automatisé sur le matériel de l’agent, l’entreprise doit :

• soit réaliser elle-même les traitements sur son propre matériel et produire les résultats au format et dans les délais indiqués par l’agent ;
• soit autoriser l’agent à procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur habilité par l’entreprise, sur le matériel de l’entreprise, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés.

En cas de contrôle pour travail dissimulé. En cas de recherche d’infraction pour travail dissimulé, l’agent de contrôle peut utiliser son matériel professionnel, sans possibilité pour l’entreprise contrôlée de s’y opposer.

S’il n’est pas possible pour l’agent de contrôle d’utiliser son matériel, notamment en cas d’impossibilité technique avérée de mettre en œuvre un traitement automatisé sur son matériel professionnel, il doit procéder lui-même ou par l’intermédiaire d’un utilisateur habilité par l’entreprise contrôlée, sur le matériel l’entreprise contrôlée, aux opérations de contrôle, par la mise en place de traitements automatisés (CSS art. R 243- 59-1, II).

Contrôle au sein d’un groupe

En cas de contrôle Urssaf d’une entreprise appartenant à un groupe, l’agent de contrôle peut désormais utiliser les documents et informations obtenus lors du contrôle d’une autre entreprise du même groupe, à condition d’en informer l’entreprise contrôlée (LFSS 2023 art. 6, I-E ; CSS art. L 243-7-4).

Pour les contrôles engagés depuis le 14-4-2023, l’agent de contrôle qui utilise des documents ou informations obtenus lors du contrôle d’une autre entreprise du même groupe doit préciser dans la lettre d’observations :

• la nature de ces documents ou informations ;
• leur contenu ou les éléments d’information sur lesquels il s’appuie pour fonder son redressement ;
• la référence au contrôle et l’identité de la ou des entreprises du groupe d’où proviennent ces documents ou informations ;
• et la faculté offerte à l’entreprise contrôlée de demander une copie des documents (Décret art. 1, 8° ; CSS art. R 243-59-10 nouveau).

Lorsque l’entreprise contrôlée demande une copie des documents dans le délai de réponse à une lettre d’observations (30 ou 60 jours selon le cas, CSS art. R 243-59, III-al. 8), la période contradictoire prend fin à la date d’envoi de cette copie, sauf si cette date est antérieure à celle de la réponse de l’agent de l’Urssaf.

Proposition d’un entretien en fin de contrôle

Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 1-5-2023, sauf en cas de contrôle pour travail dissimulé ou d’obstacle à contrôle, l’agent de contrôle doit proposer à l’entreprise contrôlée, avant d’adresser la lettre d’observations, une information sous la forme d’un entretien pour lui présenter les résultats de la vérification, et le cas échéant, les constats pouvant faire l’objet d’une observation ou d’un redressement (Décret art. 1, 3°-c et 4 ; CSS art. R 243-59, II).

Réduction du délai légal de remboursement du cotisant

Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 1-5-2023, lorsque le contrôle Urssaf aboutit à un remboursement de sommes en faveur de l’entreprise contrôlée, l’Urssaf doit lui notifier son solde créditeur et effectuer ce remboursement dans un délai maximal d’un mois (au lieu de 4 mois auparavant) suivant la notification du solde créditeur (Décret art. 1, 3°-f et 4 ; CSS art. R 243-59, IV-al. 3).

> Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 14-4-2023, l’avis de contrôle doit être envoyé au cotisant contrôlé au moins 30 jours avant la première visite de l’agent de contrôle. Lorsque les documents et données nécessaires à l’agent du contrôle sont dématérialisés, celui-ci peut réaliser les opérations de contrôle sur son matériel professionnel, mais l’entreprise contrôlée peut s’y opposer dans un délai de 15 jours. Pour les contrôles Urssaf engagés depuis le 1-5-2023, l’agent de contrôle doit proposer à l’entreprise contrôlée un entretien de fin de contrôle pour lui présenter les résultats des vérifications et les suites éventuelles.

Mes Alertes et Conseils Gestion Finance - Éditions FRANCIS LEFEBVRE