Comment réussir la réunion de lancement du projet transverse ?

De la préparation à l’animation, en passant par l’évaluation ou la communication, découvrez comment réussir la réunion de lancement du projet transverse. Voici les principales clefs de réussite de cette réunion incontournable pour le manager et l’équipe transversale.

Pourquoi la réussite de la réunion de lancement est importante ?

Une réunion de lancement est une réunion capitale pour le succès du projet transversal. Elle se déroule lorsqu’un premier cadrage du projet a été réalisé en comité restreint, généralement avec le sponsor et le top management concerné. Et que le casting des équipiers est terminé. Elle servira de socle à de futures réunions d’informations auprès d’une population élargie. 

Au cours de cette réunion, le Manager Transverse devra à la fois porter une vision, convaincre, rassurer, véhiculer une image positive, pour embarquer tous les acteurs du projet et s’assurer de leur soutien. Selon le bon principe qu’on n’a pas deux fois l’occasion de faire bonne impression, ce sera une première occasion pour lui d'asseoir sa légitimité. La direction et les éventuels partenaires du projet (internes ou externes) y marqueront quant à eux leur engagement. 

À l’issue de la réunion de lancement, les rôles, missions, règles du jeu et documents qui permettent de passer à la phase opérationnelle du projet transverse auront été validés. 

Quelles sont les bonnes pratiques pour préparer et animer la réunion  de lancement ?

Découvrez les bonnes pratiques à appliquer avant, pendant et après la réunion de lancement du projet transverse.

Que préparer avant la réunion la réunion de lancement ?

• Bâtir un support de réunion, indispensable pour asseoir son discours, professionnaliser l’évènement et en laisser une trace écrite ;
• Inviter toutes les bonnes personnes : 
  • le commanditaire ou le client ;
  • les membres de l’équipe projet ;
  • les membres du comité de pilotage ;
  • les représentants des autres projets de l’organisation qui pourraient interagir avec le vôtre.
• Pré-positionner les acteurs critiques pour le succès du Projet – il n’y a pas de bonne surprise !
• Prévoir l’organisation physique et logique de la réunion ;
• Définir avec le sponsor les messages-clés avec lesquels les participants devront repartir. 

Les choses à ne pas oublier pendant la réunion 

• Structurer l’animation et le déroulement de la réunion (gestion du temps, rôles délégués, etc.).
• Poser de façon claire le Pourquoi – contexte, ambition, enjeux... le Quoi – cadre, périmètre, livrable final, jalons... et le Comment – acteurs, ressources, méthodologie, feuille de route... 
• Prendre le temps de dialoguer avec les participants : plus ils se sentiront écoutés (y compris dans leurs doutes ou leurs peurs), plus leur rôle dans la réussite du projet sera clair et valorisé, plus les acteurs du projet s'impliqueront et s'engageront durablement dans le changement.
• Planifier les prochaines réunions d’avancement de projet.

Que prévoir après la réunion de lancement ?

• Diffuser dans les 24h le compte-rendu de cette réunion largement – aux participants, à leurs hiérarchiques, aux membres du Comité de Direction concernés, etc. ;
• Animer personnellement les réunions d’information complémentaires courtes nécessaires, notamment auprès des managers hiérarchiques essentiels à la réussite du projet.

Envie d’aller plus loin ? Découvrez notre offre de formations en management transversal.