Comment préparer la réunion d’avancement du projet transverse ?

La réunion d’avancement est un véritable rituel qui doit être intégré au fonctionnement de toute équipe projet. Elle réunit l’intégralité des membres qui participent aux actions de la période en cours ou celle à venir. Découvrez quelle est la place du manager et comment attribuer les rôles délégués au sein de cette réunion.

Réunion d’avancement : comment attribuer les rôles délégués ?

Une réunion d’avancement consomme de l’énergie. En particulier au Manager Transverse qui voudrait gérer tout à la fois : 

• le respect de l’ordre du jour,
• la prise de parole,
• le temps disponible,
• la capture des décisions prises, 
• la rédaction du compte-rendu de réunion.

Une façon simple d’être efficace à moindre effort est de confier à certains participants un rôle particulier – en plus de leur propre contribution au contenu de la réunion, pour faire avancer la réunion : 

• le Faciliteur ou Animateur de la réunion, en l’occurrence le Manager Transverse,
• le Cadenceur appelé souvent « gardien du temps »,
• le Scribe, qui saura jouer aussi le Pousse-décision. 

Quel sont les responsabilités du facilitateur ?

• Préparer l’ordre du jour,
• Piloter la réunion en veillant à en respecter l’ordre et le tempo, en s’appuyant sur le cadenceur,
• Veiller à l’expression et à la ‘protection’ de chaque personne présente, recentre le débat,
• Contribuer à synthétiser et clarifier ce qui émerge, en s’appuyant sur le Pousse-décision. 

Quel est le rôle du cadenceur ?

• Énoncer clairement le temps comme une « horloge parlante », à une cadence régulière définie,
• Veiller au contrat-temps et permettre au facilitateur de réallouer/renégocier le temps restant. 

Quelles sont les attributions du Scribe ?

• Reformuler à chaud les idées-clés et les décisions prises, à chaque étape de l’ordre du jour,
• Bousculer le consensus mou : itérations vaines, fausses décisions, décisions déjà prise sans effet, contradictions...,
• Préparer la rédaction du compte-rendu de réunion, qui inclut les ‘minutes’ (la mémoire des échanges de la réunion) et le ‘relevé de décisions’, que finalisera le Manager Transverse. 

Découvrez les bonnes pratiques pour animer la réunion d’avancement

Quelques bonnes pratiques aideront le Manager Transverse à maximiser l’utilité (et le plaisir) des réunions d’avancement : 

1. Ne pas forcément la préparer seul...,
2. Clarifier ce qu’il veut obtenir en fin de réunion,
3. Inviter chacun à gérer avec bon sens et respect ses téléphones, PC, iPad et autres,
4. Respecter l’ordre du jour; aller à l’essentiel, - Être « câblé action »: « comment pourrions-nous faire pour... », 
5. Pratiquer l’écoute active, écouter les peurs,
6. Oser s’affirmer; bâtir sur les idées des autres,
7. Gérer un orateur à la fois et susciter la participation active de tous (réintégrer les silencieux),
8. Accepter que toutes les idées comme bonnes à prendre,
9. Capter la richesse des échanges et faire valider les décisions au fil de l’eau, 
10. Gérer le temps commun comme une ressource précieuse,
11. Débriefer le vécu final de chaque participant sur la qualité du déroulement de la réunion (pas seulement son contenu). 

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