Il existe de nombreux outils d’aide à la planification, étape préalable indispensable à tout projet pour être mené à bien. Mais s’il est normal que le plan initial ne soit jamais intégralement respecté lors de la réalisation - modifié par des variantes, changements de besoins ou problèmes divers - il est toutefois primordial de mettre en place une planification réaliste. Nos conseils pour y parvenir.
1. Appréhender le projet dans sa globalité et cerner les objectifs et les attentes en bonne intelligence
Pour cela, il est impératif d’être à l’écoute des acteurs du projet, de les questionner et de rassembler les informations.
2. Découper le projet en phases
Lister d’abord les livrables les plus importants, puis les sous-ensembles et les tâches. Y compris ce qui doit être externalisé.
3. Estimer la durée moyenne mais aussi les efforts nécessaires pour chaque tâche
En impliquant les experts qui interviendront dans le projet afin d’être au plus près de la réalité.
4. Définir l’organisation et la réalisation des tâches
Et les séquencer, notamment en fonction de leur interdépendance, mais aussi de la disponibilité des ressources.
5. Distribuer les rôles en mobilisant les membres de l’équipe pour les responsabiliser
En tenant compte des autres projets en cours, mais également des temps de vacances de chacun. Cela permettra de prévoir des délais plus susceptibles d’être respectés.
6. Établir un contrôle de cohérence
En faisant, notamment, valider les affectations, afin que le plan soit crédible pour toute l’équipe impliquée.
7. Prévoir des marges
De temps, de ressources, de budget, car des imprévus arrivent toujours !
Une planification réaliste permet une exécution plus aisée pour tout le monde et constitue une garantie pour atteindre les objectifs et les délais dans les temps impartis. Et, non négligeable, assurer la confiance des parties prenantes.
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