Podcast CULTURE SOFT – La gestion du temps, sésame de l’efficacité professionnelle (épisode 8)

Rassurez-vous, dans cet épisode, nos explorateurs - des soft skills exclusivement - ne sont pas remontés jusqu’aux calendes grecques ! Les Heures étaient néanmoins des déesses personnifiant les divisions du temps, dans l’Antiquité.

Plus près de nous, le rapport au temps s’avère à la fois personnel et contextuel. Là où certains ne voient pas les minutes passer, d’autres ont le sentiment que les journées s’étirent à l’infini. Parfois, ces deux extrêmes se rejoignent chez un même individu : selon que nous apprécions la tâche que nous effectuons ou qu’elle nous semble fastidieuse, notre perception du temps évolue.

Dans une autre perspective, le rapport au temps dépend de nos rythmes chrono-biologiques. À savoir : les périodes de la journée où nous sommes particulièrement efficaces, et celles où nous ressentons un « petit coup de fatigue ». Pour mieux gérer son temps, il est donc important d’être en mesure de s’observer ; la connaissance de soi entre en jeu ! Sans oublier la réflexivité.

Ce regard ajusté sur nos moments d’efficacité accrue nous aide à planifier des activités nécessitant une acuité intellectuelle ou physique aiguisée.

En parallèle, une bonne évaluation du temps requis pour réaliser chaque tâche permet d’y affecter les ressources requises. Cela évite de se retrouver dépassé essentiellement parce que l’on pensait pouvoir traiter le sujet beaucoup plus vite !

Connaissez-vous Dwight D. Eisenhower ? Vous lisez bien : le 34e président des États-Unis… La matrice qu’il a mise au point vient en aide aux entreprises et collaborateurs du monde entier. Son principe ? Lorsque plusieurs activités se télescopent, il est indispensable de les prioriser en fonction de leur degré d’importance et d’urgence. La mobilisation de cette matrice permet de déterminer les tâches ou activités à réaliser immédiatement, et celles qui pourront être effectuées dans un second temps – sans trop attendre car elles auront un impact sur l’avenir. D’autres, non essentielles malgré leur caractère urgent, pourront être déléguées. Enfin, certaines ont vocation à être laissées de côté, temporairement ou définitivement.

En parallèle, la capacité à refuser certaines sollicitations joue un rôle clé pour gérer son temps efficacement. Il peut s’agir de demandes qui nous sont adressées – que nous ne sommes pas en mesure d’accepter car cela nous conduirait à ne plus pouvoir exercer nos missions essentielles. Il s’agit alors de faire preuve d’assertivité, en faisant valoir les (bonnes) raisons qui nous empêchent de répondre favorablement. Plus largement, l’affirmation de soi est une soft skill indispensable dans un contexte de travail collaboratif ou en mode projet.

Et si l’expression rattraper le temps perdu vous semble résumer votre quotidien au travail, n’oubliez pas qu’il existe des bonnes pratiques susceptibles d’agir en « prévention » ! C’est le cas des temps de repos, quotidiens, accordés à son cerveau, ou de la délimitation de notre temps de travail (et de celui de autres). Ou encore, de « l’ignorance sélective » du flux d’informations qui nous parvient en permanence - pour accomplir les tâches requérant une concentration maximale. Entre autres !

Alors que la gestion du temps apparaît comme l’une des compétences-clés de l’efficacité professionnelle, il est étonnant qu’elle ne soit pas abordée dans le cadre de la scolarité – ou à la marge. Heureusement, des outils comme la matrice d’Eisenhower, associés à des bonnes pratiques et à la mobilisation de certaines soft skills, nous aident à l’optimiser. Dotés d’un meilleur équilibre et plus confiants en nos capacités, nous limitons nos sources de stress. Un « bénéfice » significatif, n’est-ce pas ?