Lettrage

Le lettrage comptable est une opération de comptabilité qui consiste à attribuer une lettre ou une combinaison de lettres à une facture et au paiement qui lui correspond.

Ce lettrage va permettre de faire le rapprochement entre les montants des comptes clients et des comptes fournisseurs avec les paiements correspondants, et ainsi de vérifier le règlement effectif des factures émises ou reçues.

À quoi sert le lettrage ?

Le lettrage permet de vérifier le bon règlement des factures (émises ou reçues des fournisseurs) et d’identifier rapidement les factures en attente de règlement, ou dont le règlement ne correspond pas au montant prévu.

À la fin du lettrage, l’entreprise sait quelles factures fournisseurs il lui restent à payer, et quelles factures clients sont en attente d’encaissement, et peut alors relancer ses clients. Le lettrage est également très utile pour faciliter l’établissement du bilan comptable et préparer la clôture de l’exercice.

Les deux catégories de lettrage

Il existe deux sortes de lettrage :

• Le lettrage manuel : comme son nom l’indique, cette méthode de lettrage consiste à rapprocher manuellement les factures de leurs règlements, compte par compte. Cette opération est plus précautionneuse, mais peut être fastidieuse. Elle nécessite un suivi régulier. On la retrouve plus couramment dans les petites ou moyennes entreprises car elle devient vite obsolète lorsqu’une entreprise grossit et que le nombre d'opérations à rapprocher augmente.
   
• Le lettrage automatique : il s’agit de passer par des logiciels pour faire le rapprochement automatiquement. Il est parfois possible que le logiciel rapproche un paiement avec plusieurs factures. Dans ce cas, il effectue lui-même les sommes arithmétiques des factures et les compare au montant du paiement global. Contrairement au lettrage manuel, c’est un gain de temps considérable, idéal pour les grosses entreprises. Il va également permettre de diminuer le coût de traitement des encaissements clients, et n’occasionne pas de ressaisie d’informations. Attention : il peut s’avérer parfois risqué si l’entreprise reçoit ou émet des factures de montants généralement identiques.

Quels sont les enjeux du lettrage ?

Ce dernier pointe des écritures comptables pour signaler qu'elles ont bien été rapprochées ou associées avec une écriture sur le même compte ou sur un autre compte, et qui porte la même lettre. Un compte présentant l'ensemble des lignes d'écritures pourvue d'une lettre est dit «complètement rapproché». Les écritures non lettrées incarnent ce qui reste à rapprocher. La liste des opérations non rapprochées fait l'objet d'une attention spécifique des responsables comptables de l'entreprise et même des Commissaires aux Comptes. Les principaux comptes pour lequel le lettrage a un intérêt sont les comptes de tiers (la classe 4 dans le plan comptable français) et les comptes de trésorerie (classe 5 du plan comptable français).