Un journal comptable (aussi appelé “livre”) est un document enregistrant de manière chronologique et continue toutes les opérations financières effectuées par une entreprise au cours d’un exercice comptable. Il est le support légal de la comptabilité, et obligatoire pour tous (sauf les microentreprises).
Qu’est-ce qu’un journal comptable ?
Le journal est le document comptable obligatoire listant les opérations financières de l’entreprise. Au vue de la variété et de l’ampleur des écritures comptables à enregistrer, on parlera plutôt de journaux comptables au pluriel. Ces journaux n’enregistrent pas les mêmes écritures, en fonction de la nature des opérations à enregistrer, tels que le journal des achats et frais, le journal des ventes, le journal de trésorerie etc. On les appelle aussi "journaux auxiliaires".
Il n’existe pas de forme particulière à respecter dans le cadre du journal. Ce dernier peut être manuscrit comme numérique. Il ne doit en revanche n’avoir subi aucune altérations (blancs ou ratures).
Ne pas confondre journal comptable et le grand livre
Le journal comptable et le grand livre se ressemblent, mais sont différents. Ils recensent tous deux tous les éléments qui affectent le patrimoine de l’entreprise, et sont également obligatoires. En revanche, le grand livre recense les mêmes éléments que le journal sauf qu’il rattache chaque élément à son compte respectif. On y retrouve ainsi le détail, pour chaque écriture, de l’impact sur le compte comptable rattaché.
Ce qu’on trouve dans le journal comptable
Lorsque vous inscrivez une écriture comptable dans un journal comptable, celle-ci doit obligatoirement contenir : la date de l’opération comptabilisée, le numéro de pièce comptable et le libellé de l’écriture comptable, le numéro des comptes crédités et débités, et enfin le montant total de l’opération. Pour l’inscription des montants, deux colonnes sont prévues : celle des débits et celles des crédits, conformément au principe de comptabilité en partie double.
Les différents types de journaux comptables
Le journal des achats
Ce document contient toutes les écritures d’achats de marchandises ou de matières premières et de frais généraux de l’entreprise (loyers, publicité, entretien, crédit-bail, honoraires, téléphone…) Dans certains cas, les frais généraux soient comptabilisés dans un journal spécifique (journal des frais généraux).
L’écriture comptable dans un journal des achats se présente de la manière suivante :
- le compte fournisseur (comptes de classe 401 du PCG) où est inscrit le montant de la dette TTC au crédit,
- un compte de charge (comptes de classe 60, 61 et 62 du PCG) où est inscrit le montant HT de l’achat effectué ou des frais généraux au débit,
- et un compte de TVA déductible (comptes de classe 4456 du PCG) où est inscrit le montant de la TVA au débit.
Le journal des ventes
Le journal des ventes comptabilise toutes les factures de ventes de l’entreprise. Les comptes utilisés dans ces journaux sont alors :
- le compte client (comptes de classe 411 du PCG) où est inscrit le montant de la créance TTC au débit,
- un compte de produit (comptes de classe 70 du PCG) où est inscrit le montant HT de la vente ou de la prestation de service au crédit,
- et un compte de TVA collectée (comptes de classe 4457 du PCG) où est inscrit le montant de la TVA collectée au crédit
Les journaux de trésorerie
Les journaux de trésorerie permettent de comptabiliser toutes les opérations liées aux banques et éventuellement aux caisses possédées par l’entreprise. Il s’agit essentiellement de comptes de bilan : règlements des dettes et encaissements des créances, avec en contrepartie le compte de trésorerie.
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