Paie : comment gérer efficacement le CDD unique de remplacement ?

Le CDD unique de remplacement, également désigné sous le nom de CDD multi-remplacement, constitue une modalité contractuelle flexible permettant de remplacer plusieurs employés absents au moyen d'un seul contrat à durée déterminée. Cette mesure encore en expérimentation soulève de nombreuses questions, notamment pour les collaborateurs du service RH. C’est pourquoi Lefebvre Dalloz Compétences vous propose quelques éclaircissements ainsi qu'un large choix de formations en ressources humaines.  Nos experts accompagnent les professionnels des ressources humaines en proposant des formations adaptées aux évolutions du secteur, notamment dans la gestion de la paie pour ce type spécifique de contrat.

Qu’est-ce que le CDD unique de remplacement ?

Le CDD unique de remplacement, autorisé par la loi n° 2022-1598 du 21 décembre 2022, offre la possibilité de remplacer plusieurs salariés absents au moyen d'un seul contrat à durée déterminée. Cette expérimentation, prolongée jusqu'en avril 2025, simplifie les démarches pour les entreprises confrontées à des absences temporaires uniques ou multiples. Cette mesure a été mise en place pour dynamiser le marché du travail et trouver des solutions concrètes pour atteindre les objectifs fixés en matière de plein emploi.

Dans quels cas le mettre en place ?

Ce type de contrat est strictement réservé aux remplacements temporaires et ne peut pas conduire à pourvoir un emploi permanent dans l'entreprise. Il peut ainsi être utilisé pour remplacer un même salarié ou plusieurs employés absents, simultanément ou successivement. La durée totale des remplacements ne peut excéder 18 mois, renouvellements inclus, conformément à la réglementation en vigueur.

Aucun délai ne peut être inclus entre deux remplacements. Ces derniers doivent en effet être concomitants ou successifs. Si ce n'est pas le cas, plusieurs contrats à durée déterminée doivent être établis.

Dans le cas où l’employeur souhaiterait faire d’un CDD de remplacement classique, un CDD multi-remplacement, il devra faire signer un avenant au salarié. Tous les CDD multi-remplacement conclus avant la date du 13 avril 2025 continueront jusqu’à leur terme. Toutefois, il est pour le moment déconseillé de prolonger ces contrats au-delà de cette date qui marque la fin de l'expérimentation.

Horaires et durée de travail

Le remplaçant est soumis à l'horaire collectif en vigueur dans l'entreprise. Il est recommandé de spécifier dans le contrat de CDD multi-remplacement la répartition des tâches liées à chaque remplacement, ainsi que toute autre modalité organisationnelle. En cas de temps partiel, la durée prévue et sa répartition doivent correspondre au total des heures effectuées par le salarié remplaçant à temps partiel.

Le contrat peut prévoir des périodes alternant entre temps plein et temps partiel selon les besoins de remplacement. Les règles du temps partiel doivent être respectées pour chaque période du contrat, que ce soit dans sa rédaction initiale ou par le biais d'avenants ultérieurs.

Comment gérer le CDD multi-remplacement en paie ?

La gestion de la paie pour un CDD multi-remplacement implique une gestion assez particulière. Tous les aspects techniques de ce type de contrat sont en effet à prendre en compte afin d'assurer la conformité avec la législation et garantir une rémunération équitable pour les salariés concernés.

Pour commercer, la rémunération pour chaque remplacement doit être clairement définie dans le contrat. Si les remplacements s'effectuent sur des postes différents, la rémunération varie en fonction du coefficient de la grille de classification. L'employeur peut choisir de décomposer la rémunération de manière proportionnelle aux caractéristiques des postes occupés ou de proposer une rémunération supérieure, selon les cas. Quand un remplacement se termine, mais que le CDD se poursuit pour un autre remplacement, c'est la rémunération prévue pour ce dernier remplacement qui s'applique.

En ce qui concerne le bulletin de paie, la signature d'un seul CDD permet d'établir un seul bulletin de paie pour chaque période de paie. Ce bulletin doit ainsi permettre de faire la distinction entre le salaire correspondant à chacun des postes de remplacement. Les emplois occupés et leur classification doivent également être indiqués sur le bulletin. En cas de différences significatives entre les postes, l'employeur peut choisir d'établir un bulletin de paie par poste de remplacement.

Sauf exceptions, le salarié en CDD multi-remplacement doit bénéficier de la garantie frais de santé de l'entreprise. Si les remplacements concernent des postes soumis à des régimes différents, il convient d'appliquer le régime le plus favorable au salarié, en respectant la règle du prorata temporis. Cette règle permet d'appliquer le régime le plus avantageux pour toute la période du remplacement, puis de passer à l'autre régime lorsque ce remplacement prend fin.

Les indemnités de fin de contrat et les congés payés ne sont dus qu'à la fin du CDD, c'est-à-dire à la fin du dernier remplacement. Dans certaines situations, telles que la transformation du CDD en CDI ou le refus par le salarié d'un CDI sur un emploi similaire, ces indemnités peuvent ne pas être dues. Les documents de fin de contrat, tels que le certificat de travail, le solde de compte et l'attestation employeur, doivent être établis à la fin du CDD, soit à la fin du dernier remplacement.

Enfin, en cas de déclaration d'inaptitude par le médecin du travail pour l'un des remplacements, l'employeur doit proposer un autre emploi approprié au salarié, en tenant compte de ses capacités et des conclusions du médecin. Si cela n'est pas possible, un avenant doit être établi pour retirer ce remplacement du CDD.