Organisation personnelle : comment en faire un levier-clé de votre efficacité professionnelle

Gérer son temps, définir des priorités et les respecter, gagner en performance dans la rédaction – chronophage – des mails… L’organisation personnelle s’impose comme un levier d’efficacité majeur au travail, tous métiers confondus. Encore faut-il connaître les bonnes pratiques – et/ou certaines méthodes - pour être en mesure de les appliquer ! Voici donc une sélection de conseils et d’outils facilement appropriables, pour doter votre jeu professionnel de maîtres atouts.

1 - Explorez votre organisation personnelle et réduisez votre charge mentale pour atteindre le flow

Un constat tout d’abord : rares sont les formations initiales ou métier qui intègrent un volet dédié à l’organisation personnelle. Pourtant, quelle que soit sa fonction, chaque collaborateur a intérêt à maîtriser cette soft skill ou plutôt, cet ensemble cohérent de comportements et d’aptitudes. Sans un minimum d’organisation, pertes de temps et d’énergie seront au rendez-vous !

Pour ne pas en arriver là, que vous travailliez en présentiel ou à distance, commencez par « libérer » un peu votre tête ! Vous pouvez, par exemple, écrire chaque matin la liste de ce qui doit être réalisé, ce qui va vous aider à limiter votre surcharge cognitive. Le simple fait de disposer d’une to-do list quotidienne va en effet diminuer mécaniquement le nombre de rappels cérébraux, sources de distraction et, potentiellement, de stress. En sachant précisément ce que vous avez à faire, vous serez en mesure d’atteindre un certain niveau de flow, cet état mental caractérisé par une totale immersion dans l’activité en cours.

Voici trois conseils pour tendre vers ce « flow organisationnel » :

• D’abord, stockez ce qui doit être réalisé dans un système externe, digital ou non ;
• Ensuite, assurez-vous de comprendre pleinement vos engagements – s’ils manquent de clarté, impossible de les aborder sereinement ;
• Enfin, définissez précisément les actions et organisez un système de rappels pour vous assurer de ne rien oublier.

Par ailleurs, la pratique de la réflexivité - quant à votre organisation personnelle – est fortement recommandée : quels sont les moments, ou les actions, qui vous font perdre du temps ou de l’énergie ? Pourquoi vous posent-ils problème ? Quelles micro-solutions (dans une première approche), pourraient vous aider à mieux les gérer ?

2 - Établissez vos priorités avec méthode

Une bonne organisation personnelle consiste aussi, et surtout, à savoir ajuster ses priorités. Vous devez donc « trouver » votre routine, en tâchant de répondre à cette question : quels critères permettent de définir ce qui est prioritaire et/ou urgent ? De plus en plus connue, la matrice d’Eisenhower est un outil de classification des tâches en fonction de leur degré d’urgence et d’importance. Elle repose sur quatre quadrants :  

• « À faire » : la catégorie des tâches urgentes et importantes, celles que vous allez prioriser ;
• « À planifier » : le caractère important est avéré mais le délai est moins urgent ;
• « À déléguer » : les tâches sont urgentes mais leur degré d’importance est faible, elles peuvent être confiées à un collègue moins expérimenté ou à l’un de vos collaborateurs ;
• « À abandonner » : ni urgentes ni importantes, ces tâches n’ont rien à faire dabs votre to-do list !

3 - Apprenez à mieux planifier vos activités

Une fois cette étape accomplie, une bonne organisation personnelle implique de savoir « positionner »  ses activités. Le contexte doit être pris en compte, notamment en lien avec les exigences du métier : « telle tâche implique de collaborer ou s’effectue en solo » ; « telle tâche nécessite un ordinateur et une connexion internet » ; « telle tâche doit être exécutée sur site ou peut l’être à distance », etc.

Un autre élément à prendre en compte est le niveau de disponibilité : certaines activités nécessitent un long temps de réalisation, d’autres sont nettement plus rapides à effectuer. Il faut donc les rendre compatibles avec l’agenda de la journée : rendez-vous clients, réunions d’équipe…

Troisième facteur important, le niveau d’énergie que va demander la tâche, en phase avec vos propres modes de fonctionnement. Par exemple : vous êtes « du matin », particulièrement efficace et vigilant en début de journée ? Privilégiez alors cette période pour réaliser les tâches les plus exigeantes, intellectuellement et/ou physiquement.

Voici quelques autres recommandations à mettre à profit pour optimiser la planification :

• Une tâche, idéalement, ne doit pas dépasser 45 minutes – au-delà, la concentration diminue. Si une activité dure plus longtemps, il est préférable de la découper en plusieurs tâches ;
• Certaines journées, ou demi-journées, vont commencer par du temps choisi, par exemple un moment de réflexion sur un dossier ;
• L’imprévu a tendance à s’inviter dans un programme bien huilé, il est donc important de prévoir des plages vides pour l’absorber ;
• Les tâches qui réclament toute votre attention nécessitent des temps « off » durant lesquels vous ne devez pas être dérangé ;
• La consultation de votre messagerie professionnelle doit être limitée, si possible, à trois fois par demi-journée.

4 - Maîtrisez les fondamentaux des échanges mails pour optimiser votre organisation personnelle

Les mails représentent en effet une partie importante de l’activité quotidienne dans de nombreux métiers. Pour mettre l’organisation personnelle au service de l’efficacité professionnelle, il est important de ne pas vous laisser submerger par les interactions numériques. Voici quelques conseils à appliquer d’urgence, si vous ne le faisiez pas déjà ! Rédigez vos mails en fonction de leur destinataire, mais aussi du sujet et de l’objectif attendu.
Une réflexion amont peut ainsi s’imposer si vous souhaitez avoir de l’impact. Par exemple :

• Un call-to-action ou le caractère informatif doit être mentionné dès l’objet du mail.
• Quand il s’agit de rédiger un email pour convaincre, un plan A.P.I. se révèle pertinent : il s’agit d’affirmer son point de vue, preuves à l’appui, et de l’illustrer.
• Au contraire, pour faire agir, le plan P.T. est mieux approprié – la raison de la demande (le pourquoi) et la mention de la date ou des délais (le temps).
• Apportez également beaucoup de soin à la gestion de votre boite mail, pour en optimiser l’usage. Utilisez notamment des dossiers, tagués par thèmes ou par actions à conduire (traité, à traiter rapidement, peut attendre).

En résumé :

• Une bonne organisation personnelle va booster votre efficacité professionnelle.
• Établir une to-do list est une première étape. Pour aller plus loin dans la gestion des priorités, n’hésitez pas à mobiliser des outils comme la matrice d’Eisenhower.
• Pour planifier vos activités, prenez en compte le contexte, votre niveau de disponibilité et vos préférences au regard de la mobilisation d’énergie.
• Rédiger des emails efficaces implique de faire preuve de méthode et de savoir vous adapter à votre interlocuteur, ainsi qu’à l’objectif visé.