Mieux s’organiser à la rentrée

La rentrée est propice pour installer de nouveaux fonctionnements. Elle ouvre également une période intense sur le plan de la charge de travail qui requiert toute la disponibilité et l’efficacité possible. Voici 5 suggestions pour mieux s’organiser.

1.     Calculez votre temps moyen d’imprévus

Oui, les imprévus, ça se calcule ! Enfin, ça représente un temps moyen qui est sensiblement la même chaque jour. Les imprévus, c’est tout ce que vous n’aviez pas planifié dans votre journée et qui se présente de façon inattendue : une réunion qui déborde, une sollicitation inopinée par un autre service, une demande d’aide d’un collègue, etc…Notez pendant une semaine le temps passé à gérer des imprévus, faites la moyenne et vous serez plus au clair du temps réellement à votre disposition pour planifier vos tâches.

2.       Enrichissez vos todolists

Inutile de présenter la todolist : un incontournable du quotidien professionnel. En général, il s’agit d’une liste à la Prévert de toutes les choses à faire dont on tente patiemment de venir à bout. Il s’agit de la rendre plus pertinente en estimant une durée estimée en face de chaque action à mener. Cela vous permettra de planifier beaucoup plus facilement la tâche dans votre semaine de travail.

3.       Découpez vos objectifs

Un des pires facteurs de l’insatisfaction en fin de journée, c’est d’avoir besogné toute la journée tout en ayant l’impression que rien n’a avancé. Si vous connaissez cette sensation, c’est que les objectifs que vous vous étiez fixé étaient trop larges. Il faut les découper pour qu’ils soient atteignables dans la journée et même idéalement en moins de deux heures. Oui, ce seront des mini-objectifs, mais du coup, vous aurez des mini-victoires et c’est avec ça que vous finirez votre journée satisfait.

4.        Raisonnez en temps nécessaire et pas disponible

C’est une des lois du temps : plus on dispose de temps et plus on en utilise pour réaliser une tâche. A l’inverse, si vous n’avez que 2 heures pour finir une tâche, vous allez utiliser ces 2 heures et les optimiser spontanément. En conséquence, face à un travail à accomplir, ne pensez pas au temps que vous avez pour le réaliser, estimez plutôt la durée nécessaire pour le finaliser et calez-vous là-dessus.

5.       Prenez un temps le matin pour vous organiser

Le matin, l’efficience intellectuelle est plus importante, c’est le moment de réaliser des tâches qui demandent de la concentration. Or, les tâches d’organisation sont celles qui demandent le plus d’énergie. En arrivant le matin, plutôt que de vous ruer sur vos mails, prenez un temps pour organiser votre journée et prioriser vos priorités !

Rédigé par Maud Cornet. 

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