La gestion du temps, facteur déterminant de notre vie professionnelle

Oh grandes divinités grecques, permettez-nous de réaliser les tâches qui nous incombent dans le délai imparti ! Quand les minutes défilent, les Heures[1] seraient bien inspirées d’exaucer nos prières… Plus concrètement, la façon dont nous appréhendons le temps, et celle dont nous le « surfons », influe significativement sur notre efficacité professionnelle. Focus sur la gestion du temps, cette ressource limitée par essence.

La gestion du temps passe par une prise de conscience du rapport à celui-ci[2]

En effet, ce rapport est éminemment personnel. Il est également contextuel. Ainsi, tout collaborateur ou manager va trouver que « le temps passe vit » quand il effectue une tâche qu’il apprécie. Et l’inverse est vrai ! De façon plus globale, certains d’entre nous ont tendance à ne « pas voir le temps passer », alors qu’il semble s’étirer en longueur pour d’autres.

Par ailleurs, la chronobiologie et les rythmes qu’elle induit jouent un rôle dans ce rapport – et donc, dans la gestion du temps. Selon les moments de la journée, l’efficacité varie « naturellement » : certains bénéficient d’un niveau d’énergie significatif le matin, pour d’autres c’est plutôt l’après-midi… Selon le cas de figure, les managers et les collaborateurs pouvant organiser leurs activités de façon autonome, ont intérêt à planifier les tâches nécessitant des efforts cognitifs majeurs lors de leurs périodes de dynamisme identifiées, et celles plus « light » à des moments de moindre vitalité. Sachant qu’une bonne évaluation du temps requis pour effectuer la tâche visée est un atout – les soft skills de type organisationnel étant de ce fait pleinement engagées.

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Planification, priorisation, délégation ou oser dire, sont les leviers d’une gestion du temps plus sereine

Sans surprise, la planification est un facteur-clé en la matière. Une planification qui consiste à séquencer les différentes tâches et/ou micro-tâches à réaliser – et les étapes-clés dans le cadre d’un projet. Dans cette même perspective, leur attribution aux membres de l’équipe projet doit être opérée dès la planification, pour qu’ils puissent avoir une vision claire de leur rôle et du temps à investir.

La priorisation est un autre ingrédient-clé d’une gestion du temps équilibrée. La matrice d’Eisenhower – pour distinguer l’important de l’urgent – et la loi de Pareto – 20 % des tâches réalisées génèrent 80 % des résultats obtenus – constituent d’excellents leviers. Les deux conduisent à déléguer certaines actions, pour les managers principalement. Ces derniers doivent s’attacher à préparer cette délégation, en la mettant en œuvre progressivement pour renforcer la confiance de part et d’autre. Son périmètre doit par ailleurs être défini très clairement.

Quant à la capacité à oser dire… non, elle est cruciale quand les sollicitations se multiplient ! Si une aide ou un dépannage ponctuel peuvent être octroyés – esprit d’équipe oblige -, cela ne doit pas se faire au détriment du cœur de mission du collaborateur ou manager concerné. L’assertivité, et plus largement l’affirmation de soi[1], nourrissent cet oser dire. Le « refus » exprimé doit faire valoir les raisons qui justifient le fait de décliner la sollicitation, sans risquer de froisser l’émetteur de la demande. À cette fin, une bonne connaissance de soi, engageant l’estime de soi et associée à la confiance en soi, « produisent » une affirmation de soi réelle, et mesurée.

Existe-t-il d’autres « bonnes pratiques » pour optimiser le ratio temps / efficacité professionnelle ?

La réponse est oui. Ces principes ou pratiques vertueuses émanent en grande partie des 7 lois du temps – très utiles à tout manager ou collaborateur. Sans viser l’exhaustivité, citons tout d’abord la compréhension du fonctionnement du cerveau humain en matière de concentration : en effet, nous mettons en moyenne 3 minutes pour nous reconnecter à une tâche que nous avons dû interrompre ! Dès lors, il est souhaitable de limiter les interruptions de nature professionnelle (réunions surnuméraires, consultation de la boîte mail…) et personnelle (notifications sur smartphone).

Autre élément important, la capacité à « délimiter » son temps de travail, et celui des autres : dans un espace-temps indéfini, la prise de décision -notamment - est très souvent retardée.

D’autres leviers sont à connaître et à mettre en œuvre, tels que l’octroi de temps de pause réguliers – pour assurer le bon fonctionnement du cerveau ! Ou encore, tout particulièrement dans le cadre d’équipes projet : la prise en compte des problèmes qui pourraient survenir, en mode « prévention ». Dans un planning prévisionnel, cela implique de se préserver des marges de manœuvre… à toutes fins utiles.

Cruciale pour le management de projet, la gestion du temps a un impact significatif quel que soit le périmètre de ce dernier[2] – y compris s’il est modeste ou que son échéance est brève. Attention à ne pas la négliger ! Plus globalement, la capacité à « apprivoiser » le temps - par le recours à des outils comme la matrice d’Eisenhower et la mobilisation de soft skills spécifiques – permet de gagner en sérénité dans son activité professionnelle et de la pratiquer avec succès.