Télétravail et soft skills : une rencontre fructueuse !

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En France le télétravail progresse, avec un taux de 16 à 20% en 2017 [1]. Pourtant, de nombreuses entreprises redoutent son impact négatif sur la gestion du temps ou la cohésion des équipes. Alors, ce nouveau mode d’organisation du travail nécessite-t-il des adaptations spécifiques en termes de management ou de relations entre collaborateurs ?

CSP DOCENDI met en lumière le rôle décisif de certaines des compétences soft skills dans le cadre du télétravail.

Point n°1 : compenser les trois types de distances générés par le télétravail

Selon une infographie de Maddyness et NexityLab [2], 66 % des collaborateurs souhaitent bénéficier du télétravail. Dans le même temps, les entreprises tendent de plus en plus vers une flexibilité de leurs espaces de travail – via le télétravail et le coworking – pour améliorer la qualité de vie au travail [3] mais aussi, parfois, l’équilibre financier des structures. Cette transformation des modes d’organisation requiert toutefois un accompagnement, voire des formations, à destination des collaborateurs et des managers. Car divers facteurs conditionnent le succès du télétravail. L’éloignement du lieu de travail habituel et des collègues, crée en effet des perturbations :

Un travail désynchronisé dû à la distance physique ;
Des difficultés de communication et des niveaux d’information hétérogènes, en raison de la distance opérationnelle ;
Une altération du sentiment d’appartenance et des relations conflictuelles, au regard de la distance émotionnelle.

Si la qualité des interactions est importante avec une organisation du travail in situ, l’éloignement la rend absolument décisive.

Point n°2 : optimiser l’espace de travail et la gestion du temps

L’environnement de travail est l’une des principales préoccupations des entreprises. Lieux de convivialité ou de repos, d’échanges ou de concentration, il se décline pour favoriser le travail collaboratif, la créativité, etc. Le télétravailleur exprimera tout son potentiel si :

son lieu de travail à domicile est bien délimité, dans une pièce à part ou de façon visuelle avec un meuble de séparation par exemple ;
ses dossiers sont rangés dans un espace dédié, de préférence fermé pour que le travail ne lui semble pas envahissant.

Le télétravail favorise l’équilibre vie personnelle-vie professionnelle à condition d’être capable de bien les séparer. Un autre changement tient dans l’évaluation par le manager du temps alloué au travail par le télétravailleur : seule sa « production » en témoigne ! Et gare aux heures qui s’évaporent… Pour bien gérer son temps, il est conseillé :

de se doter d’horaires de travail (en renonçant à l’absence de contrainte horaire si tentante à première vue) ;
d’établir une to-do list des activités à réaliser chaque jour, en séparant l’important de l’urgent ;
de se laisser une marge de manœuvre pour éviter de tomber dans des automatismes (40 à 60 % du temps planifié).

Il appartient au manager de s’enquérir des modalités opérationnelles avant le début de la période de télétravail du collaborateur.

Point n°3 : la communication comme pivot du télétravail

Avec la distance, la communication revêt une importance cruciale. Or, si son impact est maximal en face-à-face, il diminue de 55 % au téléphone et n’est plus que de 7 % par mail ! Sans compter les déperditions de sens qui se multiplient entre le message initial et le message final, quel que soit le contexte dans lequel la communication se déroule : Une bonne communication détermine en grande partie le succès du télétravail. Impliquant tout autant le manager que le collaborateur, elle repose sur :

une écoute active et des questions, pour faire préciser une information partielle et lui donner du sens ;
des reformulations, antidotes aux malentendus ;
l’attention aigüe portée aux éventuelles interprétations erronées.

Point n°4 : apprendre à collaborer à distance

En matière de télétravail comme dans tout mode d’organisation, il s’agit de trouver le bon tempo.

Si le travail à distance est récurrent, mieux vaut convenir de deux à trois journées maximum : cela correspond à un pic de productivité chez les collaborateurs tout en évitant les effets délétères d’une coupure affective et professionnelle trop importante avec l’équipe.
Un rapport du ministère du Travail recommande de limiter le taux de télétravailleurs à 25 % au sein d’une équipe et d’instaurer des rendez-vous au téléphone ou en visio-conférence, avec le manager et les collègues du télétravailleur, mais aussi de visu, avec la hiérarchie, pour faire le point sur le déroulement des projets menés en télétravail.

Des temps de rencontre informels, en présence de l’ensemble des collaborateurs, sont en outre souhaitables : afterworks, déjeuners d’équipe, etc.

Point n°5 : renforcer la confiance et stimuler la motivation

En situation de télétravail, un contrat de confiance unit le télétravailleur, le manager et l’équipe. Il suppose :

que le manager accorde sa confiance au télétravailleur – en matière de gestion du temps notamment – pour que celui-ci acquière une pleine autonomie afin d’optimiser ses performances ;
qu’il veille à réassurer la confiance du télétravailleur, plus fragile que celle du collaborateur in situ en raison de l’éloignement.

À distance, l’enthousiasme, les encouragements, le ton du manager induisant une proximité et une complicité, trouvent un écho conséquent.

du côté du télétravailleur, qu’il participe aux points d’échanges inter-équipes et respecte les délais indiqués au préalable.

La pratique de feedbacks réguliers peut aussi y contribuer, tout en renforçant la motivation du télétravailleur et en rendant son travail visible. Il ne doit d’ailleurs pas hésiter à demander des détails, des exemples, pour pouvoir en tirer parti. Moyennant une plus grande disponibilité (en dehors des entreprises où les feedbacks sont déjà récurrents), le manager pourra ainsi accompagner son collaborateur et désamorcer ses éventuelles inquiétudes quant aux projets en cours. Plébiscité par 95 % des collaborateurs qui en bénéficient [4], le télétravail l’est de plus en plus par les entreprises, sensibles à l’augmentation de productivité qu’il génère chez leurs salariés (+ 10 à 15 % d’après l’infographie Maddyness / NexityLab). Attention néanmoins : dans le cadre du télétravail, la performance ne s’improvise pas ! Un télétravailleur épanoui est un collaborateur accompagné par des équipes et un manager éveillés à leurs soft skills.