« Nous vous interdisons de recourir à ces procédés » : si le message est nécessaire, ici la formule est trop abrupte. Comment adopter le ton adéquat dans un écrit ? En fonction du message à faire passer et de votre interlocuteur, certaines techniques permettent de nuancer vos propos.
La forme impersonnelle
La forme impersonnelle induit la neutralité du rédacteur : « il semble que », « il apparaît que » placé en début de phrase, cela permet d’instaurer une distance utile dans toutes les situations délicates.
Le conditionnel
Le conditionnel : « nous souhaiterions » plutôt que « nous souhaitons » rend votre ton plus courtois.
La forme interrogative
Pour donner un ton plus diplomate, il est intéressant d’utiliser la forme interrogative. Plutôt que « Nous vous demandons de nous faire parvenir… », préférez « Pouvez-vous nous faire parvenir … » : cela évite l’aspect direct et plus brutal lorsque vous demandez quelque chose à votre interlocuteur.
La forme passive
La forme passive permet de ne pointer rien ni personne et de rester neutre. Par exemple : « Des erreurs ont été identifiées … ». Cette formulation vous permet de nommer les problèmes sans mettre en avant leurs responsables !
La formulation positive
D’une façon générale, à chaque fois que vous le pouvez, optez pour la formulation positive. « Soyez à l’heure » plutôt que « Ne soyez pas en retard », « Nous ferons tout pour sauvegarder les emplois » plutôt que « Nous ferons tout pour éviter les licenciements ».
Les « ne …pas »
Certains mots peuvent paraître trop abrupts, vous pouvez alors leur préférer le mot inverse avec le « ne pas » : « ne pas accepter » plutôt que refuser, « ne pas réussir » plutôt qu’échouer.
Les adverbes
Les adverbes modifient également le ton d’un écrit. Par exemple : « Nous ne partageons pas tout à fait cette vision de la situation. » ou bien « Malheureusement, nous n’avons pas pu retenir votre dossier. »
Maud Cornet
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