5 conseils pour des réunions plus performantes

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Nous le savons, une réunion mal gérée peut être une vraie perte de temps. En présentiel ou en distanciel, celles-ci doivent contribuer à une meilleure productivité relative à la prise de décision, la créativité ou la cohésion de groupe, par exemple. Voici cinq conseils pour rendre vos réunions plus efficaces.

1. Bien gérer le temps

Prévoir, en amont, la durée idéale : les réunions de 15 ou 25 minutes sont souvent plus efficaces que celles d’une heure ! Un court créneau impose aux participants de synthétiser les messages qu’ils souhaitent communiquer, et à l’auditoire d’être plus attentif et concentré. D’autre part, les meetings doivent commencer et finir à l’heure : un retard au début tue l’élan, et est source de stress à la fin.

2. Limiter les participants

Les participants doivent être sélectionnés dans un but précis, pour un résultat tangible. Les collaborateurs non essentiels peuvent choisir d’être présents ou pas, et avoir la possibilité d’écouter un enregistrement.

3. Repenser la forme de l’ordre du jour

Tenter de reformuler les sujets à discuter sous forme de questions donne une vue plus claire des objectifs à atteindre en réunion. Cela permet également d’aider à savoir y mettre fin (quand les réponses ont été apportées aux interrogations) et de savoir si elle a été efficace.

4. Soigner l’attaque… et la chute

En commençant une séance avec une bonne énergie, il y a de bonne chance de la communiquer collégialement. Il est également important de prévoir une conclusion qui récapitule ce qui a été accompli et les prochaines étapes, en nommant les collaborateurs impliqués le cas échéant.